Compliance Services
Ekstern Data Protection Officer (DPO-service)
Som følge af persondatalovgivningen skal en række virksomheder og organisationer udpege en Data Protection Officer. Men det kan være vanskeligt og økonomisk tungt at finde den rigtige kandidat til at varetage ansvaret som DPO. Har I overvejet at outsource DPO til en professionel samarbejdspartner?
En lang række virksomheder er, som følge af Databeskyttelsesforordningen (GDPR), forpligtet til at udpege en Data Protection Officer (DPO). Mange andre virksomheder kan også have fordel af at udpege en DPO for at konkretisere og forenkle ansvaret for persondata i virksomheden. Særligt mellemstore og større virksomheder, som ønsker at sende et signal til kunder, ansatte, samarbejdspartnere, investorer m.v. om, at virksomheden tager behandling af personoplysninger alvorligt, bør overveje DPO’en som en central nøglespiller i efterlevelsen af persondatalovgivningen.
Det kan være vanskeligt og økonomisk byrdefuldt at finde den helt rigtige kandidat til en del- eller fuldtidsstilling som DPO, der opfylder forretningens og organisationens krav. Ved at outsource DPO-funktionen til DAHL får I for et fast beløb en ekstern professionel DPO-service med stærke kompetencer og et stort bagland.
Vores DPO-service kan bl.a. skabe disse fordele for jer:
- Sikre implementering af et internt compliant GDPR-system med risikovurdering, retningslinjer og kontroller
- Ad hoc rådgivning, hvor I ”24/7” kan søge rådgivning
- Overvågningsfunktionen herunder udførsel af faste kontroller, udvikling af organisatorisk modenhed samt varetagelse af kontakt til eksterne relationer – sker på en professionel måde
- At der er et stærkt fagligt team bag jeres interne databeskyttelsesansvarlige
- Bistå med awareness i form af input til interne kampagner, oplæg og minikurser
- Adgang til digital platform (DAHL ContractRoom) med relevante seneste materialer, værktøjer, vejledninger og information
Opgavekataloget spænder vidt, og ansvaret er stort. En DPO skal kunne varetage en bred vifte af funktioner. Vi anbefaler generelt, at DPOen løfter fire kerneopgaver: 1. consulting, 2. overvågning/kontrol, 3. awareness og 4. ekstern koordination.
1. Etablering af intern konsulentfunktion
- Indflyvningsforløb, hvor der etableres et internt compliant GDPR-system med risikovurdering, retningslinjer og kontroller
- Udpegning af internt databeskyttelsesansvarlige
- Aktivitetsrapport til ledelsen (flere gange årligt)
- Statusmøder med organisationens ledelse (to gange årligt)
- Underretning og rådgivning om databeskyttels til relevante ansatte e, herunder om forpligtelser i henhold til databeskyttelseslovgivningen
2. Overvågning og kontrol:
- Generel overvågning af overholdelsen af de databeskyttelsesretlige regler hos virksomheden
- Generel overvågning af overholdelsen af interne kontroller, , oplysningskampagner og uddannelse af det personale, der medvirker ved behandlingsaktiviteter.
- Gennemførelse af standardiserede kontrolprocesser
3. Awareness - Opbygning af organisatorisk modenhed og kompetence:
- Medvirke til at sikre awareness i organisationen ved interne kampagner
- Uddannelse/kursus for ansatte en gang årligt (én heldags undervisning), evt. målrettet forskellige interne funktioner i virksomheden
- Regelmæssig nyhedsopdatering af den internt databeskyttelsesansvarlige
- Rådgivning i forbindelse med udarbejdelse af organisationens konsekvensanalyser vedrørende databeskyttelse
4. Ekstern tovholder:
- Bistand med forespørgsel til Datatilsynet, når det er hensigtsmæssigt
- Kontaktpunkt for Datatilsynets i forbindelse med forudgående høring, der er omhandlet i artikel 36 i Databeskyttelsesforordningen
- Kontaktpunkt for registrerede personer
Praktik, priser og cases
I praksis allokerer vi en fast person som officiel Databeskyttelsesrådgiver hos jer, mens en specialist eller et specialistteam fra DAHL gennemfører de forskellige opgaver i samarbejde med jer.
Helt konkret indgår vi en kontrakt med DPO-service for en periode på 6 eller 12 måneder ad gangen. Kontrakten indeholder for første periode en gensidig prøveperiode på 3 måneder. I kontrakten klarlægger vi betingelserne for ordningen, herunder:
- Definition af scope, herunder tydeliggørelse af konkrete opgaver og projekter, vi skal varetage
- Fastlæggelse af modenhed, herunder sikre implementering af et internt compliant GDPR-system med risikovurdering, retningslinjer og kontroller
- Definition af mål og succeskriterier for disse opgaver og projekter
- Afklaring af samarbejdsmodel og interessenter, herunder rammerne fra igangsætning, opfølgning og løbende evaluering
- Afklaring af den økonomiske ramme
I nogle tilfælde vil det være fordel for jer, at vi kører et pilotprojekt i jeres organisation med henblik på afklaring af potentialet for etablering af DPO-ordningen. Piloten kan eksempelvis gennemføres henover 3 måneder, hvorpå der dannes et overblik på behovet, opgaverne og ressourcetrækket (en form for ”mini business case”), som kan danne grundlag for vurdering af og videre etablering af ordningen.
Den økonomiske ramme aftales individuelt ud fra jeres konkrete behov og krav.
Vi har flere klient cases, hvor vi har bidraget til opbygning og drift af en DPO-ordning. Vi kigger meget gerne forbi og fortæller om én eller flere af disse cases.
Vil du vide mere?
Yderligere oplysninger om denne ordning kan fås ved henvendelse til Søren Wolder, Tim Nielsen og Frans Skovholm.