Resumé af sagen

Sagen (”Safety Solutions Denmark A/S mod Rigspolitiet af 29. september 2022”) vedrører et udbud med forhandling efter forsvars- og sikkerhedsdirektivet om en rammeaftale om levering af løsning til automatisk nummerpladegodkendelse.

Ved udløbet af ansøgningsfristen havde ordregiver modtaget 11 ansøgninger. Fem ansøgere blev prækvalificeret til at afgive tilbud. Rigspolitiet gennemførte to forhandlingsrunder, hvorefter tilbudsgiverne blev opfordret til at afgive et revideret indledende tilbud. Efter modtagelsen af indledende tilbud nr. 3 besluttede Rigspolitiet imidlertid at afslutte forhandlingsfasen og tildele kontrakten til den eksisterende leverandør. Tildelingskriteriet var bedste forhold mellem pris og kvalitet.  

Safety Solutions Denmark - som tilsyneladende var blevet overrasket over ordregivers ”pludselige” beslutning om tildeling - gjorde bl.a. gældende, at Rigspolitiet havde handlet i strid med ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincippet. Årsagen var, at de havde tildelt rammeaftalen på baggrund af det tredje indledende tilbud uden først eksplicit at gøre tilbudsgiverne opmærksomme på, at det tredje tilbud skulle betragtes som det endelige tilbud.  

Af udbudsbekendtgørelsen og udbudsbetingelserne fremgik: ”Tilbudsgiver gøres udtrykkeligt opmærksom på, at ordregiver forbeholder sig ret til at betragte det indledende tilbud som et endeligt tilbud samt at afslutte udbudsforretningen og tildele kontrakten på grundlag af det første tilbud, dvs. uden forudgående forhandlinger”. I udbudsbetingelserne var desuden anført: ”Følgende gælder såvel indledende tilbud samt efterfølgende tilbud (…)”.

Klagenævnets afgørelse

Klagenævnet for Udbud vurderede, at såvel udbudsbekendtgørelsen som udbudsbetingelserne ikke efterlod nogen tvivl om, at tildeling kunne ske på et hvilket som helst tidspunkt under udbudsprocessen, sådan som det også er sædvanlig praksis. Rigspolitiet havde således ikke handlet i strid med udbudsreglerne ved at tildele kontrakten på baggrund af indledende tilbud nr. 3, selvom de dermed ikke havde givet tilbudsgiverne mulighed for at afgive et BAFO (”best and final offer”).

DAHLs bemærkninger til kendelsen

Kendelsen er udtryk for Klagenævnets blåstempling af, at ved udbudsformen udbud med forhandling, kan ordregiver – i det omfang det er beskrevet i udbudsmaterialet – vælge ikke at gennemføre alle (eller nogen) af forhandlingsrunderne. Ordregiver er således ikke forpligtet til på forhånd eksplicit at give tilbudsgiverne meddelelse om, hvornår et tilbud bliver betragtet som det endelige tilbud, hvis ordregiver har forbeholdt sig retten til at tildele på grundlag af et afgivet tilbud. Tilbudsgiver må således i en sådan situation forvente, at et tilbud kan komme til at udgøre det endelige tilbud.   

Kendelsen vedrører et udbud med forhandling efter forsvars- og sikkerhedsdirektivet. Det rejser spørgsmålet, om en lignede retsstilling gør sig gældende for udbud med forhandling gennemført efter udbudslovens bestemmelser? Uanset rækkevidden af kendelsen er det vigtigt, at ordregiver tænker sig om ved formuleringen af udbudsbetingelserne og beskrivelsen af forhandlingsproceduren. Det er tilsvarende vigtigt for tilbudsgivere, at de er opmærksomme på, hvordan ordregiver har beskrevet forhandlingsproceduren for udbuddet.  

Kontakt DAHL

Har du spørgsmål til den omtalte kendelse, udarbejdelse af udbudsmateriale, prækvalifikation, tilbudsafgivelse eller andre udbudsrelaterede spørgsmål, er du velkommen til at kontakte DAHLs eksperter Claus Gulholm-Hansen Krüger og Kathrine Ahrenholt, der har mange års erfaring med at yde højt specialiseret rådgivning på området.