Tak for visitkortet: Hvad må du bruge det til?
Foråret titter frem, og for mange betyder det messetid. En del virksomheder er lige nu ved at forberede sig på, hvordan de sikrer sig størst mulig værdi af messen. Hvem skal de mødes med, hvem skal de i dialog med, og hvem skal de efterfølgende skabe en kontakt til?
Selvom der eksisterer uanede muligheder for digital udveksling af kontaktoplysninger, er visitkortet stadigvæk blandt de foretrukne metoder. Det er enkelt og hurtigt.
Man skal dog overveje, hvordan man anvender informationen fra visitkortet i overensstemmelse med de gældende regler for markedsføring og databeskyttelsesret.
Hos DAHL har vi derfor samlet fire opmærksomhedspunkter, du skal kende til, hvis du modtager visitkort - eksempelvis på en messe.
- Et visitkort giver dig ret til at sende en personlig henvendelse
Det er en del af formålet med at dele visitkort ud, at man kan kontakte hinanden efterfølgende. Du må derfor gerne sende en personlig henvendelse til pågældende, som har udleveret sit visitkort til dig, f.eks. via e-mail. Henvendelsen skal vedrøre det, I talte om på messen. Det er derfor ikke tilladt at sende en henvendelse med en reklame for eller tilbud på andre af dine produkter.
I den personlige henvendelse er det tilladt at opfordre vedkommende til at besøge din virksomheds hjemmeside for at finde mere information.
- Et visitkort er ikke omfattet af GDPR – men bliver det meget nemt
Visitkortet består af en række kontaktoplysninger. Disse oplysninger er personoplysninger. Men faktisk er det fysiske visitkort i udgangspunktet slet ikke omfattet i GDPR. Fører du imidlertid oplysningerne ind på din computer eller fotograferer/scanner du oplysningerne ind på din telefon (via apps, der kan aflæse informationerne), omfattes du af GDPR. Det vil langt de fleste gøre – og derfor skal du også kende dine forpligtelser, der gælder efter reglerne.
Du er blandt andet forpligtet til at udlevere en privatlivspolitik, når du henvender dig til pågældende, som har udleveret sit visitkort til dig. Privatlivspolitikken skal bl.a. beskrive, hvordan jeres virksomhed håndterer de kontaktoplysninger, du har modtaget om vedkommende, samt opliste basisoplysninger om jeres virksomhed.
- Et visitkort giver dig ikke ret til at skrive vedkommende op til modtagelse af nyhedsbreve
Det er fristerende at tro, at visitkortet er en direkte accept til at sende den pågældende nyhedsbreve. Det er det desværre ikke. Det kræver efter dansk ret et samtykke, før elektronisk markedsføring og nyhedsbreve kan udsendes. Der gælder en række krav til, hvornår et samtykke er gyldigt. Derudover påhviler bevisbyrden for et gyldigt samtykke den virksomhed, der markedsfører sine produkter – dvs. ofte afsenderen. Af den grund anbefales det, at samtykket indhentes skriftligt.
I den personlige henvendelse, som lovligt kan udsendes, er det tilladt at opfordre pågældende til at besøge jeres hjemmeside. Hvis det er muligt at tilmelde sig jeres nyhedsbrev på hjemmeside, må man også gerne informere pågældende herom.
Det er dog ikke tilladt at bede om samtykke til markedsføring via den personlige henvendelse.
- Et visitkort giver dig ikke ret til at registrere vedkommende i dit CRM-system
Udveksling af visitkort kan være starten på en kunderelation. Men det at registrere kontaktoplysninger fra et visitkort i et CRM-system er en handling, som er omfattet af GDPR. Du kan derfor ikke blot registrere den potentielle nye kunde i systemet, før du har fremsendt en privatlivspolitik, som beskriver formålet med registreringen.
Først efter du har rettet personlig henvendelse til pågældende og udleveret en privatlivspolitik, er det tilladt at registrere den potentielle nye kunde i CRM-systemet.
Hvad bør du overveje?
- Stil en computer op på din stand: Det er tilladt at opfordre besøgende på messen til at tilmelde sig jeres nyhedsbrev på en tablet eller computer, der står på jeres stand.
- Link til privatlivspolitik i e-mailsignatur: Det er nemmere at linke til en privatlivspolitik, som ligger på din hjemmeside. Overvej at gøre den til en del af din e-mailsignatur, så du sikrer efterlevelse af reglerne allerede fra første personlige henvendelse.
- Kravene til samtykke: Et samtykke skal altid være givet forud for afsendelse af markedsføring, ligesom samtykket altid skal være afgivet frivilligt, informeret, utvetydigt og specifikt.
Kontakt DAHL
Ønsker du at vide mere om brugen af visitkort, og hvordan du sikrer efterlevelse af reglerne herom, f.eks. ved udarbejdelse af en samtykkeerklæring eller privatlivspolitik, er du altid velkommen til at kontakte en af vores specialister.