I hvilket omfang skal en evalueringsmetode være beskrevet på forhånd i offentlige udbud?
Klagenævnet for Udbud har i en kendelse fra den 8. august 2017 behandlet rækkevidden af begrebet ”evalueringsmetode” i udbudslovens § 160, stk. 1. Kendelsen afklarer, i hvilket omfang de offentlige myndigheder på forhånd er forpligtet til at beskrive deres evalueringsmetode.
Udbudslovens § 160, stk. 1 fastlægger, at udbyder i udbudsmaterialet skal:
-
angive kriterierne for tildeling,
-
beskrive evalueringsmetoden, og
-
beskrive hvad der tillægges betydning ved tilbudsevalueringen.
Kendelsen vedrører Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens klage over Region Midtjyllands udbud af to delaftaler vedrørende indkøb af anæstesiapparater og anæstesimonitorer.
I den konkrete sag havde regionen beskrevet, hvilke elementer der ville indgå i evalueringen af kriteriet ”pris”, nemlig:
-
at der ville blive anvendt en pointskala fra 0-8
-
at der ville blive anvendt en lineær evalueringsmetode
-
at max. point (dvs. 8 point) ville blive tildelt det tilbud, som havde den lavest pris
-
at 0 point vil blive tildelt det tilbud, hvis pris afveg med mere end ”X” procent fra den lavest pris
I forhold til at fastlægge ”X” (dvs. hældningsgraden) havde regionen beskrevet, at der ville blive taget højde for det prisniveau, der blev forventet forud for tilbudsfristen, samt spredningen i de faktisk indkomne priser, justeret for eventuelle unormalt lave eller unormalt høje priser.
På den ene delaftale blev hældningsgraden forud for evaluering af tilbuddene fastsat til 75 %, da priserne lå inden for det forventede prisspænd på 3,92 mio. kr. op til 6,86 mio. kr.
På den anden delaftale blev hældningsgraden forud for evaluering af tilbuddene fastsat til 50 %, da priserne lå inden for det forventede prisspænd på 3,04 mio. kr. op til 4,56 mio. kr.
Klagenævnet fastslår i sagen, at da regionen havde beskrevet i udbudsbetingelserne, at der ved fastsættelse af hældningsgraden ville blive taget højde for de faktisk indkomne priser, justeret for eventuelle unormalt lave eller unormalt høje priser, kunne hældningsgraden ikke med mening fastlægges på forhånd.
Desuden nævner klagenævnet, at der ved udbyders beskrivelse af den anvendte evalueringsmetode og de fastsatte vægtninger ikke må tillægges en udbyder et frit valg mellem tilbuddene, og at udbyder tillige er bundet af kravet om saglighed. Endelig fremhæver nævnet, at formålet med udbudslovens § 160, stk. 1, er at give tilbudsgiverne mulighed for at kontrollere udbyders tilbudsevaluering.
Klagenævnet fandt ikke, at metoden for evaluering af kriteriet ”pris” gav udbyder et frit valg mellem tilbuddene. Nævnet fandt heller ikke, at metoden var usaglig, eller at metoden ikke gav tilbudsgiverne mulighed for at kontrollere tilbudsevalueringen.
Kendelsen medvirker således til at skabe klarhed omkring, hvor meget udbyder skal offentliggøre af sin evalueringsmetode på forhånd, og umiddelbart kan følgende opsummeres i forhold til kravene til beskrivelse af evalueringsmetoden:
- Hvilken pointskala, der vil blive benyttet.
- Hvad der vil blive tillagt betydning i relation til de kvalitative kriterier (hvis nogle delkriterier til et underkriterium vægter højere end andre delkriterier, skal det være angivet i udbudsbetingelserne).
- Hvis der anvendes en lineær metode ved evaluering af kriteriet ”pris”, skal de punkter som indgår i metoden være angivet på forhånd, dvs. om point tildeles ud fra afvigelserne fra den laveste pris med et ”maksimum-spænd” på ”X”, eller om point tildeles ud fra afvigelser fra en "median pris” med et ”maksimum-spænd” på ”X”.
- Det skal være angivet i udbudsbetingelserne, om der vil blive vurderet relativt eller på baggrund af en objektiv standard (som vil følge af beskrivelsen af pointskalaen).
- Metoden skal medføre at de vægtninger, som er angivet i udbudsbetingelserne af under- og delkriterier, overholdes.