Skattemæssigt har arbejdsgiveren mulighed for enten at bede arbejdstageren om at komme med de udgiftsbilag, som rejsen koster, eller også kan arbejdsgiveren betale nogle standardværdier for hver dag, man er på rejse. Disse værdier skal dække arbejdstagerens forbrug til kost og logi.

Navnlig muligheden for at bruge standardsatserne er relativt udbredt. I de situationer er det op til arbejdstageren selv at disponere over, hvor meget man ønsker at bruge til kost og logi, når man nu er på rejse. Standardsatserne i 2023 er pr. dag for kost 555 kr. og for logi 238 kr.

For at en arbejdstager kan modtage disse standardsatser skattefrit, er det en betingelse, at der udarbejdes et detaljeret regnskab for rejsen, der præcist viser, hvornår rejsen starter, og hvornår den slutter, hvor rejsen går til, og hvad baggrunden er for rejsen. Det er også et vilkår, at arbejdsgiveren kontrollerer, om den ansatte nu også har været på rejse, inden godtgørelsen udbetales.

Kontrolbegrebet

Særligt dette sidste krav om, at arbejdsgiveren kontrollerer, kan medføre ret uheldige konsekvenser, hvis arbejdsgiveren svigter denne kontrol. For en umiddelbar betragtning, burde det være uproblematisk. Hvorfor skulle en arbejdsgiver være interesseret i at betale for meget ud til en arbejdstager af skattefri godtgørelse? Set fra en arbejdsgiversynsvinkel synes det i hvert fald ikke at være tilfældet. Når det er sagt, viser praksis, at der i en række situationer ikke sker kontrol.

I den foreliggende praksis findes der både domstolspraksis og administrativ praksis. Et eksempel er et værft, der i det nordjyske havde lokation i såvel Aalborg som Frederikshavn. Der blev foretaget kørsel imellem de to lokationer, og der blev her foretaget udbetaling af skattefri kørselsgodtgørelse. Kørselsgodtgørelse er ikke det samme som rejsegodtgørelse, men kontrolkravet er det samme. Beløbet kan kun udbetales skattefrit, hvis det kontrolleres, at turen er kørt, og den opfylder betingelsen.

Højesteret fandt konkret, at der aldrig havde været foretaget kontrol og beskattede alle godtgørelser, der var blevet udbetalt.

Navnlig i meget små virksomheder, f.eks. hvor man er den eneste, der er ansat, kan kontrolkravet være udfordrende. Skal man selv kontrollere, at man nu har udfyldt sine ting korrekt?

Der er ikke faste rammer herfor, men den praksis, der foreligger, foreskriver faktisk, at kontrolkravet er skærpet, når man er den eneste, der er ansat. Det er derfor vigtigt at sikre sig et system, der på en eller anden måde verificerer, at der er sket en kontrol. Det kunne være inddragelse af f.eks. en revisor eller anden ekstern person i forbindelse med udbetaling af rejsegodtgørelse.

Afslutningsvis bemærkes, at rejsegodtgørelse rent faktisk skal udbetales løbende på månedsbasis. Man kan altså ikke vente til december måned og samle op på hele årets rejsegodtgørelsesudbetaling.

Kontakt DAHL

Det er dejligt at få penge udbetalt, der er skattefrie, men det er problematisk, hvis de bliver skattepligtige på grund af arbejdsgivers forhold. Kontrolelementet er her et væsentligt element.

Skattefri godtgørelse er et gode, men pas på, at betingelserne herfor er opfyldte.

Du er meget velkommen til at kontakte os, hvis du er i tvivl om, hvorvidt du opfylder betingelserne, eller hvis du har spørgsmål eller brug for rådgivning om skattefri rejsegodtgørelse.