I enhver mødesammenhæng er evnen til nøjagtigt at dokumentere trufne beslutninger afgørende. Dette både for at sikre, at der er et klart grundlag at eksekvere beslutningerne på, men også for at dokumentere, at beslutningerne er truffet, herunder hvem der er ansvarlig for beslutningernes implementering. Afhængigt af mødets natur og formål kan forskellige metoder til protokollering anvendes, og hver metode har sine fordele og ulemper.

Blandt de mest anvendte metoder er forhandlingsreferater, beslutningsreferater og såkaldte ”action-lists” (eller tilsvarende kort protokollering), som alle tjener til at fange essensen af mødet, men på forskellige måder og med forskellig detaljeringsgrad.

Forhandlingsreferater: En grundig dokumentation

Forhandlingsreferater tilbyder en mere eller mindre detaljeret gengivelse af de drøftelser, der finder sted under et møde.

Denne metode er særlig anvendelig i komplekse beslutningsprocesser, hvor nuancerne i drøftelserne kan være relevant for forståelsen af de trufne beslutninger. Ved at dokumentere drøftelserne i deres helhed sikres en bedre forståelse af både de forskellige synspunkter, mødedeltagerne har bragt ind i forhandlingerne, og ikke mindst sikres dokumentation for, på hvilket grundlag en given beslutning blev truffet.

Ulempen ved denne tilgang er, at forhandlingsreferatet er forbundet med en betydelig tidsmæssig investering i at skrive, gennemgå og justere referaterne.

Beslutningsreferater: Klarhed og kortfattethed

I modsætning til forhandlingsreferater fokuserer beslutningsreferater i hovedsagen på de endelige beslutninger, der er truffet under et møde, og hvem der er ansvarlig for at eksekvere beslutningerne.

Denne tilgang er særligt nyttig for hurtigt at kommunikere og implementere beslutninger uden behov for at fordybe sig i den fulde diskussion og det samlede beslutningsgrundlag, der førte til beslutningerne.

Beslutningsreferater gør det muligt at handle hurtigt og effektivt, men de tilbyder ikke den samme dybde af forståelse eller dokumentation for beslutningsprocessen, som forhandlingsreferater gør.

Action-lists: Fremdrift, ansvar og opfølgning

”Action-lists”, eller hvad man måtte vælge at kalde dem, er fokuserede på de konkrete handlinger, der skal følge efter et møde, herunder tildeling af ansvarsområder og fastsættelse af frister.

Denne protokolleringsmetode er yderst effektiv til at sikre, at beslutninger bliver omsat til handling og til at holde mødedeltagerne ansvarlige for deres tildelte opgaver ved at skabe et klart overblik over fremdriften.

Mens action-lists er praktiske for opfølgning og eksekvering, mangler de den kontekst og de overvejelser og grundlag, der ligger bag beslutningerne, hvilket kan være en væsentlig begrænsning for dybere indsigt og forståelse.

Protokollering af bestyrelsesmøder: Legale krav

Selskabslovens § 128, stk. 1 fastslår, at ”hvis det øverste ledelsesorgan består af flere medlemmer, føres der en protokol over forhandlingerne, der underskrives af samtlige tilstedeværende medlemmer” [min understregning].

For bestyrelsesmøder i enheder, som er reguleret af selskabslovgivningen, er der således ingen vej udenom. Der skal føres en protokol, som med en rimelig detaljeringsgrad gengiver hovedindholdet af de drøftelser (forhandlinger), som har været ført.

I den forbindelse er det værd at understrege, at det ved en eventuel senere vurdering af, hvorvidt en given beslutning har været forsvarlig, vil blive tillagt vægt, hvorvidt det via et referat kan konstateres, hvilket grundlag mødedeltagerne havde til rådighed for beslutningen, og hvordan mødedeltagerne inddrog beslutningsgrundlaget under drøftelserne.

Konklusion: En balanceret tilgang til mødedokumentation

Valget mellem forhandlingsreferater, beslutningsreferater og ”action lists” bør baseres på en grundig vurdering af mødets formål, de involverede parters behov og den ønskede grad af dokumentation og efterfølgende handling.

En kombineret tilgang kan ofte være den mest effektive strategi, hvor forskellige elementer fra hver metode integreres for at skabe en tilstrækkelig, men praktisk dokumentation af mødet og efterfølgende eksekvering af trufne beslutninger.

For bestyrelser i selskaber og fonde er der ingen vej udenom: Der skal udarbejdes et referat, som i rimelig grad dokumenterer de førte drøftelser og de forudsætninger, de fandt sted under.

DAHL BoardExcellence® – nyttig viden om bestyrelsesarbejde

Denne artikel er en del af vores DILEMMA-serie, som belyser nogle af de problemstillinger, der kan opstå i et ellers velfungerende samarbejde mellem bestyrelse og direktion. Ordet ”dilemma” stammer fra græsk og udtrykker den situation, at en person skal træffe et valg, typisk mellem to eller flere lige gode eller lige ringe muligheder. Dilemma løses som oftest gennem ledelse. Det juridiske regelsæt er ofte ude af stand til at anvise en vej i løsningen af de konflikter, der udspringer heraf.

Har du konkrete spørgsmål til dilemmaet, som vi har behandlet i denne artikel eller generelle spørgsmål omhandlende bestyrelsesarbejde, er du altid velkommen til at kontakte en af vores eksperter.