Nyheder

Har du styr på personalehåndbogen?

I mange virksomheder er der udarbejdet personalehåndbøger, som er med til at regulere ansættelsesforholdene. En personalehåndbog er ligeså bindende for ansættelsesforholdet som en ansættelseskontrakt eller kollektiv overenskomst. Få indblik i fordele og ulemper ved personalehåndbøger, samt hvorfor løbende opdatering kan være afgørende for eventuelle konflikter.

En personalehåndbog giver mulighed for at skabe klare retningslinjer med hensyn til HR, jura og ordensforskrifter. Hvis en ordensforskrift er omtalt i en personalehåndbog, vil det være mere sandsynligt, at du senere hen kan sanktionere overtrædelser af forskriften, fordi medarbejderen kender konsekvensen. Det er vigtigt at få personalehåndbøger opdateret løbende, så bestemmelserne heri ikke bliver forældede eller kommer til at stride imod præceptiv lov.

Personalehåndbogens retlige status

En personalehåndbog har til formål at fastlægge retningslinjerne i en virksomhed samt at skabe en tryghed for medarbejderne, som gennem personalehåndbogen får bedre kendskab til deres rettigheder og forpligtelser overfor virksomheden.

En personalehåndbog samler de vigtigste regler i virksomheden, som ikke fremgår af individuelle ansættelseskontrakter. Gennem personalehåndbogen bliver det klart for medarbejderen, hvad der forventes af denne, og hvilke konsekvenser det vil have, hvis reglerne i personalehåndbogen ikke overholdes. Dette er en fordel for virksomheden, fordi medarbejdernes kendskab til regler og sanktioner vil gøre det lettere for virksomheden at gennemføre sanktionerne senere hen. Bestemmelserne i personalehåndbogen bør derfor være klare og let forståelige, så medarbejderne ikke er i tvivl om deres retsstilling.

Lige såvel som ansættelseskontrakten og eventuelle kollektive overenskomster regulerer ansættelsesforholdet, vil en personalehåndbog også regulere ansættelsen. Der er dog få ting, som kun kan aftales direkte i ansættelseskontrakter – herunder blandt andet 120-dages reglen og konkurrenceklausuler.

Personalehåndbøger anvendes oftere på arbejdspladser, som ikke har en kollektiv overenskomst, da flere af de forhold, som behandles i personalehåndbogen ofte vil være reguleret i en overenskomst. Der er dog intet i vejen for at have både overenskomst og personalehåndbog. Personalehåndbogen må blot ikke være i strid med hverken ansættelseskontrakten eller overenskomsten.

Fordele og ulemper ved personalehåndbøger

Som nævnt ovenfor skaber personalehåndbøger klarhed og belyser rettigheder og forpligtelser for både medarbejdere og arbejdsgivere. Der kan både være fordele og ulemper ved at have personalehåndbøger på arbejdspladsen.

Ulemperne ved at anvende en personalehåndbog viser sig i de tilfælde, hvor håndbogen indeholder fejl eller misforståelser af lovgivning, og personalehåndbogen herved er stridende mod præceptiv lov. Endvidere kan det skabe mere forvirring end tryghed for medarbejderne, hvis personalehåndbogen ikke er ajourført eller indeholder upræcise formuleringer. De upræcise formuleringer gør det sværere for arbejdsgiveren at gøre brug af sanktionerne, fordi der er tvivl om bestemmelsernes indhold.

Personalehåndbogen bør derfor gennemgås og opdateres ofte for at undgå, at personalehåndbogen kommer til at stride mod ny lovgivning. For at skabe et endnu bedre samarbejde på arbejdspladsen kan du overveje at inddrage medarbejderne i opdateringsprocessen. Det er dog ikke et krav, at medarbejderne inddrages.

Modsat er det en fordel, at du som arbejdsgiver gennem en personalehåndbog kan opfylde din oplysningspligt i forbindelse med kontrolforanstaltninger. Du får mulighed for at lave mere kontrol, når det er skrevet ned i personalehåndbogen, at kontrol kan forekomme. Derudover vil personalehåndbøger kunne medvirke til at forebygge konfliktsituationer på arbejdspladsen, da der vil være mere klarhed omkring medarbejdernes retsstilling.

 Personalehåndbogens indhold

Personalehåndbogen kan indeholde både praktiske oplysninger, oplysninger om virksomhedens værdier, ordensforskrifter og eventuelle personalegoder. Derudover kan den indeholde bestemmelser om blandt andet overarbejde, feriefridage, sygdom, børns sygdom og pauser, som også kan være reguleret af kollektive overenskomster.

Ofte indeholder personalehåndbogen bestemmelser om ordensforskrifter og kontrolforanstaltninger – herunder alkoholforbud, sikkerhedsforskrifter, it-politik og mobning. For at kunne anvende kontrolforanstaltninger på arbejdspladsen skal tre betingelser være opfyldt:

  1. Kontrolforanstaltningerne skal være driftsmæssigt begrundede.
  2. Kontrolforanstaltningerne må ikke være til stor ulempe for medarbejderne, og herudover skal medarbejderne underrettes om kontrollen.
  3. Oplysningspligten er opfyldt, hvis bestemmelsen om kontrolforanstaltningen fremgår af personalehåndbogen. Det betyder også, at medarbejderne skal informeres, hvis der sker ændringer i personalehåndbogen.

En it-politik kan blandt andet regulere retningslinjerne for medarbejdernes brug af sociale medier i arbejdssammenhænge. Hvis du som arbejdsgiver vil kunne sanktionere, at disse retningslinjer ikke overholdes, er det vigtigt, at der er fastsat regler herom i personalehåndbogen. Hvis der ikke er fastsat regler om it-politikken, vil der kun i ekstreme tilfælde kunne udøves misligholdelsesbeføjelser. Sanktioner kan altså kun finde sted, hvis der er fastsat kendelige og klare regler for brug af sociale medier. I forbindelse med jeres it-politik skal du som arbejdsgiver overveje om e-mailkonti, internet og lignende, som stilles til rådighed i arbejdstiden, må anvendes privat. Dette bør du også anføre i personalehåndbogen, så der ikke opstår uklarhed herom.

Hos DAHL hjælper vi med at gennemgå personalehåndbøger, så de er tilpasset virksomhedens behov og opfylder de juridiske regler. Vi hjælper ligeledes med at udarbejde personalehåndbogen fra ny. Kontakt en af vores specialister for at høre nærmere.

Tilmeld dig nyhedsbrevet DAHL Nyt

Modtag vores nyhedsbrev og bliv opdateret på juridiske emner og nye kurser.

Læs betingelser

Vilkår for modtagelse af nyhedsbrev 

Hvem udsender nyhedsbrevet?

Nyhedsbrevet er en service, der udbydes af DAHL Advokatfirma. Vores fulde kontaktoplysninger er:

DAHL Advokatpartnerselskab
Lundborgvej 18
8800 Viborg
CVR. nr.: 37 31 00 85

Hvilke oplysninger indsamles om mig?

DAHL Advokatfirma indsamler alene din oplyste e-mailadresse og dit navn – dette er alt, vi behøver for at kunne sende dig nyhedsbreve.

Vores it-system indsamler i anonymiseret form oplysninger om dit brug af nyhedsbrevet – herunder om vores nyhedsbrev bliver åbnet, hvor lang tid mailen er åben, om der klikkes på links samt hvornår e-mailen slettes igen.

Du skal herudover være opmærksom på, at hvis du klikker på links i nyhedsbrevet til vores hjemmeside, kan vi indsamle yderligere oplysninger om dig, hvis du accepterer at vores hjemmeside bruger cookies.

Hvad bruger vi dine oplysninger til?

Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, bruger vi din e-mailadresse til at udsende nyhedsbreve, tilbud og andet markedsføringsmateriale til dig. Vi kan endvidere bruge din e-mailadresse til at udsende orienterende e-mails omkring DAHL Advokatfirma eller vores nyhedsbrev.

Herudover anvender vi ikke din e-mailadresse og dit navn.

Vores brug sker alene på grundlag af dit samtykke, jf. Databeskyttelsesforordningen art. 6(1)(a).

De oplysninger vi indsamler om din brug af nyhedsbrevet bruger vi til at forbedre vores service, så vi i fremtiden kan blive endnu bedre til at målrette og tilpasse indholdet efter dine interesser.

Oplysninger om din brug af nyhedsbrevet bruger vi herudover til statistiske formål i anonymiseret form.

Dine oplysninger behandles fortroligt og sikkert

Vi opbevarer dine oplysninger fortroligt og sikkert. Vi har implementeret de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at dine oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes, samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondatalovgivningen.

Vi bruger en underleverandør til vores drift af IT. Vi har sikret, at vores IT-udbyder er underlagt samme forpligtelse, og at de alene handler på vores instruks.

Hvor ofte udsendes nyhedsbreve?

Vi udsender vores nyhedsbrev, når vi mener, at vi har noget vigtigt eller nyt at fortælle dig. Nyhedsbrevet udkommer ikke med faste intervaller, og det er derfor forskelligt, hvor ofte du kan forvente at modtage nyhedsbreve fra os. Vi bestræber os dog på at begrænse antallet, så vores nyhedsbreve ikke fylder hele din indbakke.

Vi videregiver ikke dine oplysninger

Vi videregiver ikke dine oplysninger til andre i kommerciel henseende. Vi videregiver kun oplysninger, hvis vi er forpligtet til det efter loven, eller hvis vi forpligtet til det efter en retskendelse.

Du kan altid rette eller ændre dine kontaktoplysninger

Du kan til enhver tid ændre eller rette i dine kontaktoplysninger (din e-mailadresse og navn) ved at afmelde dig nyhedsbrevet, og derefter tilmelde dig igen eller ved at sende en e-mail til tvc@dahllaw.dk

Det er beskrevet nedenfor, hvordan du framelder dig vores nyhedsbrev.

Du kan altid afmelde dig yderligere henvendelser

Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage og framelde dig nyhedsbrevet. Når du har frameldt dig nyhedsbrevet, modtager du ikke yderligere fra os, medmindre du har givet andet samtykke til, at vi må henvende os til dig. Vi sender dig dog en bekræftelse på, at vi sletter dig fra modtagerlisten for vores nyhedsbrev, og vi sletter derefter din e-mailadresse og dit navn i vores modtagerliste af nyhedsbrevet.

Nyhedsbrevet kan afmeldes ved at klikke på ”afmeld nyhedsbrev” linket, som er indeholdt i hvert nyhedsbrev, du modtager fra os. Du kan også afmelde nyhedsbrevet ved at sende en e-mail til tvc@dahllaw.dk, hvori du oplyser navn og e-mailadresse.   

Hvor længe opbevarer I oplysningerne om mig?

Vi opbevarer og behandler din e-mailadresse og dit navn lige så længe, som du er tilmeldt vores nyhedsbrev. Hvis du afmelder dig fra nyhedsbrevet, sletter vi din e-mailadresse og dit navn.

Hvis du framelder dig vores nyhedsbrev, anonymiseres alle statistiske data om din brug af nyhedsbrevet. Anonymiseringen sker på en sådan måde, at det ikke efterfølgende er muligt at deanonymisere oplysningerne igen.

Dine øvrige rettigheder efter persondatalovgivningen

Efter persondatalovgivningen kan du anmode os om indsigt i, hvilke oplysninger vi behandler om dig.

Hvis du er uenig, i den måde vi behandler oplysninger om dig på, kan du klage til Datatilsynet.

Du modtager nu DAHL Nyt

Forretningsområder du ønsker info om:

  • Intet valgt

Din information

Accepter betingelserne