En personalehåndbog giver mulighed for at skabe klare retningslinjer med hensyn til HR, jura og ordensforskrifter. Hvis en ordensforskrift er omtalt i en personalehåndbog, vil det være mere sandsynligt, at du senere hen kan sanktionere overtrædelser af forskriften, fordi medarbejderen kender konsekvensen. Det er vigtigt at få personalehåndbøger opdateret løbende, så bestemmelserne heri ikke bliver forældede eller kommer til at stride imod præceptiv lov.

Personalehåndbogens retlige status

En personalehåndbog har til formål at fastlægge retningslinjerne i en virksomhed samt at skabe en tryghed for medarbejderne, som gennem personalehåndbogen får bedre kendskab til deres rettigheder og forpligtelser overfor virksomheden.

En personalehåndbog samler de vigtigste regler i virksomheden, som ikke fremgår af individuelle ansættelseskontrakter. Gennem personalehåndbogen bliver det klart for medarbejderen, hvad der forventes af denne, og hvilke konsekvenser det vil have, hvis reglerne i personalehåndbogen ikke overholdes. Dette er en fordel for virksomheden, fordi medarbejdernes kendskab til regler og sanktioner vil gøre det lettere for virksomheden at gennemføre sanktionerne senere hen. Bestemmelserne i personalehåndbogen bør derfor være klare og let forståelige, så medarbejderne ikke er i tvivl om deres retsstilling.

Lige såvel som ansættelseskontrakten og eventuelle kollektive overenskomster regulerer ansættelsesforholdet, vil en personalehåndbog også regulere ansættelsen. Der er dog få ting, som kun kan aftales direkte i ansættelseskontrakter – herunder blandt andet 120-dages reglen og konkurrenceklausuler.

Personalehåndbøger anvendes oftere på arbejdspladser, som ikke har en kollektiv overenskomst, da flere af de forhold, som behandles i personalehåndbogen ofte vil være reguleret i en overenskomst. Der er dog intet i vejen for at have både overenskomst og personalehåndbog. Personalehåndbogen må blot ikke være i strid med hverken ansættelseskontrakten eller overenskomsten.

Fordele og ulemper ved personalehåndbøger

Som nævnt ovenfor skaber personalehåndbøger klarhed og belyser rettigheder og forpligtelser for både medarbejdere og arbejdsgivere. Der kan både være fordele og ulemper ved at have personalehåndbøger på arbejdspladsen.

Ulemperne ved at anvende en personalehåndbog viser sig i de tilfælde, hvor håndbogen indeholder fejl eller misforståelser af lovgivning, og personalehåndbogen herved er stridende mod præceptiv lov. Endvidere kan det skabe mere forvirring end tryghed for medarbejderne, hvis personalehåndbogen ikke er ajourført eller indeholder upræcise formuleringer. De upræcise formuleringer gør det sværere for arbejdsgiveren at gøre brug af sanktionerne, fordi der er tvivl om bestemmelsernes indhold.

Personalehåndbogen bør derfor gennemgås og opdateres ofte for at undgå, at personalehåndbogen kommer til at stride mod ny lovgivning. For at skabe et endnu bedre samarbejde på arbejdspladsen kan du overveje at inddrage medarbejderne i opdateringsprocessen. Det er dog ikke et krav, at medarbejderne inddrages.

Modsat er det en fordel, at du som arbejdsgiver gennem en personalehåndbog kan opfylde din oplysningspligt i forbindelse med kontrolforanstaltninger. Du får mulighed for at lave mere kontrol, når det er skrevet ned i personalehåndbogen, at kontrol kan forekomme. Derudover vil personalehåndbøger kunne medvirke til at forebygge konfliktsituationer på arbejdspladsen, da der vil være mere klarhed omkring medarbejdernes retsstilling.

 Personalehåndbogens indhold

Personalehåndbogen kan indeholde både praktiske oplysninger, oplysninger om virksomhedens værdier, ordensforskrifter og eventuelle personalegoder. Derudover kan den indeholde bestemmelser om blandt andet overarbejde, feriefridage, sygdom, børns sygdom og pauser, som også kan være reguleret af kollektive overenskomster.

Ofte indeholder personalehåndbogen bestemmelser om ordensforskrifter og kontrolforanstaltninger – herunder alkoholforbud, sikkerhedsforskrifter, it-politik og mobning. For at kunne anvende kontrolforanstaltninger på arbejdspladsen skal tre betingelser være opfyldt:

1. Kontrolforanstaltningerne skal være driftsmæssigt begrundede.
2. Kontrolforanstaltningerne må ikke være til stor ulempe for medarbejderne, og herudover skal medarbejderne underrettes om kontrollen.
3. Oplysningspligten er opfyldt, hvis bestemmelsen om kontrolforanstaltningen fremgår af personalehåndbogen. Det betyder også, at medarbejderne skal informeres, hvis der sker ændringer i personalehåndbogen.

En it-politik kan blandt andet regulere retningslinjerne for medarbejdernes brug af sociale medier i arbejdssammenhænge. Hvis du som arbejdsgiver vil kunne sanktionere, at disse retningslinjer ikke overholdes, er det vigtigt, at der er fastsat regler herom i personalehåndbogen. Hvis der ikke er fastsat regler om it-politikken, vil der kun i ekstreme tilfælde kunne udøves misligholdelsesbeføjelser. Sanktioner kan altså kun finde sted, hvis der er fastsat kendelige og klare regler for brug af sociale medier. I forbindelse med jeres it-politik skal du som arbejdsgiver overveje om e-mailkonti, internet og lignende, som stilles til rådighed i arbejdstiden, må anvendes privat. Dette bør du også anføre i personalehåndbogen, så der ikke opstår uklarhed herom.

Hos DAHL hjælper vi med at gennemgå personalehåndbøger, så de er tilpasset virksomhedens behov og opfylder de juridiske regler. Vi hjælper ligeledes med at udarbejde personalehåndbogen fra ny. Kontakt en af vores specialister for at høre nærmere.