Brug af 120 dages-reglen på arbejdspladsen kan være en udfordring
Hos DAHL modtager vi mange henvendelser fra vores klienter om brug af 120 dages-reglen ved sygdom. Spørgsmålene går blandt andet på, hvordan 120 dages-reglen anvendes, samt hvordan de 120 sygedage skal tælles. Få indblik i reglerne for brug af 120 dages-reglen på arbejdspladsen.
Betingelser for anvendelse af 120 dages-reglen
For at 120 dages-reglen kan anvendes, er der flere betingelser, som skal være opfyldt. Reglerne er gældende for funktionærer, og bestemmelsen herom findes i funktionærlovens § 5, stk. 2. Der er i alt fem betingelser, som skal være opfyldt, før 120 dages-reglen gyldigt kan anvendes:
- Der skal være indgået en individuel, skriftlig aftale om, at 120 dages-reglen finder anvendelse i ansættelsesforholdet.
- Der skal være udbetalt løn under sygdom i de 120 sygedage.
- De 120 sygedage skal ligge inden for et tidsrum af 12 på hinanden følgende måneder. Det er ikke et krav, at de 120 dage er sammenhængende. Desuden behøver de 12 på hinanden følgende måneder ikke være et kalenderår. Man kigger i stedet altid 12 måneder tilbage fra den aktuelle dag.
- Opsigelsen skal ske i umiddelbar tilknytning til udløbet af de 120 dage.
- Opsigelsen skal ske, imens funktionæren stadig er syg.
Sådan tæller du de 120 sygedage
Optællingen af de 120 sygedage volder ofte mange praktiske problemer. Det følger hverken af loven eller forarbejderne til loven, hvordan de 120 dage skal opgøres. Retningslinjerne for optællingen er derfor skabt i en omfattende retspraksis. Der er forskel på, hvordan sygedagene skal optælles alt efter, om funktionæren er fuldtidssygemeldt eller alene er deltidssygemeldt.
Hvis der er tale om en deltidssygemeldt medarbejder, skal fraværet kun tælles forholdsmæssigt, fordi sygefraværet skal opgøres som det faktiske fravær. Det betyder, at fraværet skal tælles på dagsbasis og opgøres dag for dag. Du kan derfor ikke længere lave en forholdsmæssig beregning baseret på forholdet mellem fraværstimer og ugentlig arbejdstid. Hvis funktionæren er syg en hel dag, skal det tælle som en hel sygedag, uanset hvor mange timer funktionæren skulle have arbejdet. Modsat hvis funktionæren kun er syg en del af dagen, skal kun det faktiske antal sygetimer regnes med. Det betyder, at hvis en funktionær er deltidssygemeldt, medtages weekender og helligdage ikke, uanset om medarbejderen er sygemeldt både dagen før og dagen efter en weekend eller helligdag. Dette er selvfølgelig ikke tilfældet, hvis funktionæren normalt arbejder i weekender eller på helligdage, og skulle have arbejdet disse dage, såfremt den pågældende ikke var syg. Det er dog vigtigt at bemærke, at du som arbejdsgiver ikke har pligt til at acceptere, at en funktionær arbejder på nedsat tid. Funktionærens tilbud om at arbejde har ingen indflydelse på optællingen af de 120 dage.
Er funktionæren modsat fuldtidssygemeldt indgår både weekender, helligdage og andre arbejdsfrie dag i optællingen af de 120 sygedage, hvis funktionær er syg dagen før og dagen efter de pågældende dage.
Graviditetsbetinget sygdom tæller ikke med i opgørelsen af de 120 sygedage. Det samme gælder, hvis funktionæren afholder ferie i sygdomsperioden.
Opsigelse med baggrund i 120 dages-reglen
Hvis du opsiger en funktionær på baggrund af 120 dages-reglen, bliver dennes opsigelsesvarsel forkortet til løbende måned + 1 måned, ligegyldigt hvor langt et opsigelsesvarsel funktionæren ellers ville have haft. Opsigelser efter 120 dages-reglen skal begrundes i funktionærens sygefravær, og du skal tilkendegive i opsigelsen, at det forkortede varsel efter funktionærlovens § 5, stk. 2 finder anvendelse.
Det er en udbredt misforståelse, at 120 dages-reglen giver funktionæren ret til at have 120 sygedag pr. år. Dette er dog ikke tilfældet, da 120 dages-reglen er en bestemmelse, som giver mulighed for opsigelse med forkortet varsel fra arbejdsgiverens side. Det betyder, at opsigelse godt kan ske i tilfælde af sygdom, som ikke har oversteget 120 dage uden, at opsigelsen nødvendigvis er usaglig. Dog skal opsigelse i dette tilfælde ske med almindeligt varsel og være saglig, såfremt funktionæren har været ansat i mindst 1 år.
Det er i retspraksis slået fast, at opsigelse først kan finde sted efter den 120. sygedage. Det betyder, at funktionæren ikke kan opsiges på den 120. sygedag eller før. Dog skal opsigelsen ske umiddelbart efter udløbet af de 120 dage, da du som arbejdsgiver ellers mister muligheden for at opsige med nedsat varsel i den pågældende sygdomsperiode. Retspraksis har fastslået, at opsigelsen skal falde mellem den 121. og 128. sygedag. Det er derfor meget vigtigt, at du som arbejdsgiver tæller rigtigt, når de 120 dage skal opgøres.
Hvis der skulle opstå en tvist omkring 120 dages-reglen, vil dokumentation af sygefraværet have afgørende betydning. Der er ikke et specifik dokumentationskrav, men det er vigtigt at du har en oversigt over antallet af sygedage som bevis.
Kontakt en af DAHLs specialister i god tid. Vi kan være behjælpelige med at vurdere optællingen af sygedage og lave den korrekte opsigelse.