Virksomheden skal kende sine kunder

Virksomheder, der er omfattet af hvidvaskloven, skal for det første have kendskab til sine kunder og kunne legitimere dem. Det betyder helt konkret, at virksomheden skal indhente legitimation på sine kunder ved kundeforholdets start – og løbende sikre, at denne legitimation er korrekt og opdateret. Af samme årsag skal virksomheder, der er omfattet af hvidvaskloven, udarbejde politikker og kontroller, som sikrer, at virksomheden og de enkelte medarbejdere opnår det nødvendige kundekendskab og legitimerer de korrekte fysiske personer, de reelle ejere. 

Kundekendskab og legitimation af kunderne er imidlertid langt fra nok til, at virksomheden overholder forpligtelserne i hvidvaskloven. Kundekendskabet og legitimationen er således ikke målet i sig selv. 

Undersøgelses- og indberetningsforpligtelse

Alle virksomheder, som er omfattet af hvidvaskloven, er også pålagt en undersøgelses- og indberetningsforpligtelse. Det betyder bl.a., at virksomheden skal sikre, den ikke misbruges til hvidvask eller finansiering af terrorisme. Virksomheder omfattet af hvidvaskloven skal derfor – ud fra en risikovurdering - løbende overvåge kundeforhold i tilfælde, hvor der vurderes at være risiko for, at kunden misbruger virksomheden, ligesom virksomheden er forpligtet til at undersøge mistænkelige forhold ved kundeforholdet yderligere. 

Det følger således direkte af hvidvaskloven, at virksomheder omfattet af denne, er forpligtede til at undersøge baggrunden for og formålet med alle komplekse eller usædvanligt store transaktioner, alle usædvanlige transaktionsmønstre samt øvrige aktiviteter, der ikke har et klart økonomisk eller påviseligt lovligt formål. Hvis en transaktion blot opfylder en af disse betingelser, skal den undersøges nærmere. 

Disse undersøgelser skal ske med henblik på at fastslå, om det, der vurderes som værende usædvanligt, bliver til en egentlig mistanke om hvidvask af udbytte eller terrorfinansiering eller blot en formodning herom, eller om en mulig mistanke kan afkræftes. Der skal derfor alene foretages en undersøgelse i de tilfælde, hvor der er egentlig mistanke, eller der er rimelig grund til at formode, at en transaktion eller aktivitet har eller har haft tilknytning til hvidvask eller finansiering af terrorisme. Dette kan f.eks. være tilfældet, hvor en transaktion ikke svarer til kundens normale adfærdsmønster, eller hvor rådgiveren ikke har viden om, hvor kundens midler stammer fra. Når det er relevant, skal virksomheden udvide overvågningen af kunden med det formål at afgøre, om transaktionerne eller aktiviteterne forekommer mistænkelige. 

Sådan gennemføres undersøgelsen

Udgangspunktet for at undersøge en mistanke vil være at sammenholde de oplysninger, virksomheden har om kunden (oplysninger om formålet med forretningsforbindelsen og omfanget heraf), og det, der ser mistænkeligt ud. Virksomheden kan også kontakte kunden for at indhente oplysning om formålet med transaktionen eller aktiviteten. 

Kundens forklaring vil i mange tilfælde ikke være nok i sig selv til at kunne afkræfte en mistanke. Det kan derfor være relevant at bede kunden om dokumentation for forklaringen. I tilfælde af et bilsalg kan kunden sende en salgsaftale, og i forbindelse med arv kan kunden fremsende en skifteretsattest. Der skal dog alene foretages undersøgelse i de tilfælde, hvor der er en mistanke om hvidvask af udbytte eller terrorfinansiering. Virksomheden skal derfor ikke i alle tilfælde af kunders bilsalg, arv m.v. indhente dokumentation fra kunden. 

Underretning til SØIK

Hvis undersøgelserne medfører, at en mistanke ikke kan afkræftes helt, er virksomheden forpligtet til omgående at foretage en underretning til Statsadvokaten For Særlig Økonomisk og International Kriminalitet (SØIK). 

Der skal være tale om en egentlig afkræftelse af en mistanke, hvorfor det ikke er tilstrækkeligt kun at svække denne, hvis indberetningen skal kunne undlades. Underretningspligten kan ikke opfyldes ved fremsendelse til politiet. 

Virksomheder skal tilrettelægge en effektiv procedure

Virksomheder, der er omfattet af hvidvaskloven, skal tilrettelægge behandling af mistænkelige transaktioner og aktiviteter på en sådan måde, at processen fra overvågning af kundetransaktioner,

konstatering af noget mistænkeligt, undersøgelse og afklaring af, om mistanken kan anses for afkræftet, fremskyndes mest muligt. Det gælder især transaktioner, der umiddelbart fremstår mistænkelige. 

Indberetningspligten gælder også ved mistanke, der er opstået i forbindelse med en kundes forsøg på at foretage en transaktion eller en henvendelse fra en mulig kunde med ønske om at gennemføre en transaktion eller aktivitet – uanset om denne ikke gennemføres. Der skal således også gives underretning om kundeforhold, som afvises, hvis der skønnes at være tale om forsøg på hvidvask eller terrorfinansiering. 

Tavshedspligt vs. indberetningspligt

For rådgivere, f.eks. revisorer, advokater eller andre, som er omfattet af en tavshedspligt over for deres kunder, følger det af hvidvaskloven, at videregivelse af oplysninger i forbindelse med indberetningspligten ikke kan anses som et brud på en sådan tavshedspligt. 

For advokater gælder dog en undtagelse fra underretningspligten mht. de oplysninger, som advokaten modtager fra en klient i forbindelse med, at advokaten ”fastslår klientens retsstilling”. Det samme gælder oplysninger modtagesi forbindelse med at advokaten forsvare eller repræsentere klienten under eller i forbindelse med en retssag, sag ved Landsskatteretten eller sag ved voldgiftsret. Denne undtagelse gælder, hvad enten oplysninger modtages før, under eller efter gennemførelse af sagen. Når oplysningerne er undtaget fra underretningspligten, er de omfattet af advokatens tavshedspligt. 

Hvis en virksomhed foretager en underretning til SØIK om en kundes mistænkelige forhold, har virksomheden som udgangspunkt dog tavshedspligt om denne indberetning over for kunden. Oplysning om foretagne undersøgelser, notering og indberetninger må derfor ikke videregives til kunden. 

Gå-hjem-møder om hvidvaskloven

DAHL har solid erfaring med at udarbejde procedurer, kontroller og politikker for håndtering af hvidvaskreglerne, ligesom vi gerne bistår med identifikation og håndtering af de risikomomenter, som er relevante for jeres virksomhed. 

DAHL afholder desuden en række gratis gå-hjem-møder om at håndtere forpligtelserne i hvidvaskloven, som du tilmelde dig på vores kursusside.