Det følger af hvidvaskloven at alle, der er omfattet af loven, skal kunne dokumentere, at de har tilstrækkelige skriftlige politikker, forretningsgange og kontroller til effektiv forebyggelse, begrænsning og styring af risici for hvidvask og finansiering af terrorisme.

For at kunne iagttage disse krav, skal virksomheden have et compliance-system for håndtering af kundekendskab og for håndtering af mistænksomme transaktioner, som skal indberettes. 

Hvad er hvidvask-compliance?

Hvidvask-compliance er overordnet et ledelsessystem, hvor virksomhedens ledelse – gennem risikovurderinger, retningslinjer og kontroller – løbende har sikkerhed for, at virksomheden overholder hvidvaskloven.

Hvidvaskloven indeholder krav til kundekendskab og til håndtering af mistænksomme transaktioner, som skal indberettes. 

De fleste virksomheder har i dag interne retningslinjer for overholdelse af kravet til kundekendskab. Dette krav opfyldes bl.a. ved at indhente legitimation i form af pas eller kørekort, når virksomheden opstarter et nyt kundeforhold.  

Det er dog færre virksomheder, som har retningslinjer for, hvordan virksomheden skal håndtere mistænksomme transaktioner, der skal indberettes. 

Men hvad er mistænksomme transaktioner, og hvornår skal de indberettes? Svaret afhænger af den enkelte virksomheds forretningsmodel, da alle virksomheder har konkrete sårbarheder, som kan misbruges til hvidvask.

I hvidvasklovens § 8 fremgår det, at ”[virksomheden] skal have tilstrækkelige skriftlige politikker, forretningsgange og kontroller, som skal omfatte risikostyring, kundekendskabsprocedurer, undersøgelses-, noterings- og underretningspligt, opbevaring af oplysninger, screening af medarbejdere og intern kontrol til effektiv forebyggelse, begrænsning og styring af risici for hvidvask og finansiering af terrorisme.

Herudover er det et lovkrav, at virksomheder skal udføre risikovurderinger, hvor de kortlægger risikoen for, om de kan blive misbrugt til hvidvask eller finansiering af terrorisme.

I risikovurderingen skal indgå de risikofaktorer, der er forbundet med eksempelvis kunder, produkter, og tjenesteydelser. Disse risikofaktorer skal sammenholdes med de sårbarheder, der kan være i den enkelte forretningsmodel.

Ud fra risikovurderingen opsættes interne regler, som hjælper virksomheden med at blive opmærksom på mistænksomme transaktioner og foretage indberetning, når det er nødvendigt.

Til sikkerhed for at de interne regler følges, skal virksomheden løbende føre en kontrol, som ledelsen skal delagtiggøres i.

Hvordan etableres et system for hvidvask-compliance?

Et system for hvidvask-compliance kan etableres på mange måder. Det er således op til den enkelte virksomhed at afgrænse omfanget af compliance-systemet, så det afspejler virksomhedens behov og står mål med den enkelte virksomheds størrelse.

Selvom hvidvask-compliance kan etableres på mange måder, er der flere grundlæggende krav, som alle virksomheder bør have forholdt sig til. Til inspiration kan følgende tjekliste anvendes:

1. Udpeg en ansvarlig, som skal ”drive” implementeringsarbejdet.
2. Kortlæg virksomhedens forretningsmodel med henblik på at identificere, hvor virksomheden kan blive misbrugt til hvidvask og finansiering af terrorisme.
3. På baggrund af kortlægningen udføres en risikovurdering, hvor virksomhedens trusler og sårbarheder vurderes med henblik på at udpege udsatte forretningsområder.
4. Udfærdig retningslinjer og procedure, som beskriver de grundlæggende lovkrav og herudover beskriver ”guidelines” inden for de udsatte forretningsområder. Endvidere bør det også beskrives, hvordan mistænksomme transaktioner skal vurderes og eventuelt indberettes.
5. Udvælg faste kontroller, hvor det dokumenteres, at procedurerne efterleves.
6. Skab ”awareness” om hvidvask blandt medarbejderne gennem deltagelse i interne og/eller eksterne kurser.
7. Lav en model for fast indberetning til ledelsen med resultatet af kontrollerne og eventuelle indberetninger.
8. Udarbejd et årshjul, hvor det understøttes, at overstående forpligtelser gennemgås minimum en gang om året.   

Som nævnt er det op til den enkelte virksomhed at afgrænse omfanget af compliance-systemet, så det står mål med virksomhedens størrelse. De enkelte trin i tjeklisten skal således udføres på det niveau, som må anses som nødvendigt for den pågældende virksomhed.

DAHL Advokatfirma har udviklet forskellige compliance-pakker til virksomheder, som ønsker bistand med at etablere et system for hvidvask-compliance. Compliance-pakkerne er udviklet med fokus på de enkelte brancher, som er omfattet af loven. Compliance-pakkerne er desuden IT-understøttet, så de kan skaleres op og ned i forhold til den enkelte virksomheds behov.  

Hvis du ønsker yderligere information om vores produkter inden for hvidvask-compliance eller hvidvask i øvrigt, er du velkommen til at kontakte vores specialister på området. DAHL har solid erfaring med at udarbejde procedurer, kontroller og politikker for håndtering af hvidvaskreglerne, ligesom vi gerne bistår med identifikation og håndtering af de risikomomenter, som er relevante for jeres virksomhed.