Erhvervsstyrelsen: Nu som kontrol- og registreringsmyndighed på selskabs- og regnskabsområdet

I årenes løb har vi set talrige eksempler på svindlere, der bruger deres virksomhed til at begå økonomisk kriminalitet, herunder regnskabssvindel og skatteunddragelse. Svindlerne skjuler deres identitet bag en virksomhed ved at bruge falske identiteter og fiktive adresser, og stråmænd indsættes i ledelsen i selskabet, uden de aner, hvad der reelt foregår i selskabet.

Den nye kontrolpakke skal sikre en højere grad af kontrol med, at de selskabs- og regnskabsoplysninger, der registreres i CVR, er korrekte og fyldestgørende. Det er Erhvervsstyrelsen, der skal stå for kontrollen.

Hidtil har Erhvervsstyrelsen primært fungeret som registreringsmyndighed med ansvar for, at de lovkrævede selskabs- og regnskabsoplysninger modtages og offentliggøres. Erhvervsstyrelsen har i udgangspunktet alene ført en begrænset stikprøvekontrol af de oplysninger, som virksomheder og selskaber indberetter i CVR-registeret.

Med den nye kontrolpakke bliver Erhvervsstyrelsen i højere grad en egentlig kontrolmyndighed. Kontrolpakken indeholder bestemmelser, der understøtter og afgrænser rammerne for Erhvervsstyrelsens kontrolopgaver og sikrer, at Erhvervsstyrelsen kan gribe hurtigt og effektivt ind, hvis styrelsen bliver bekendt med forkerte eller mangelfulde regnskabs- og selskabsoplysninger i CVR-registreret.   

Kontrolopgaven for Erhvervsstyrelsen

Helt konkret skal Erhvervsstyrelsen primært sikre en styrket kontrol med virksomheder og selskabers:

• Fravalg af revision samt anvendelse af regnskabsklasse*
• Anvendelse af stråmænd, falske identiteter og fiktive adresser**

Herudover skal Erhvervsstyrelsen føre et styrket tilsyn med godkendte revisorer i henhold til revisorloven.

Hensigten med kontrolpakken er, at danske myndigheder og dansk erhvervsliv skal kunne stole på rigtigheden af de oplysninger (f.eks. oplysninger om fravalg af revision og anvendelse af regnskabsklasse og oplysninger om hjemstedsadresse og ledelsen), der fremgår af CVR-registeret. Erhvervsstyrelsen skal derfor føre kontrol på selskabs- og regnskabsområdet med afsæt i de data, der indtastes i CVR. Kontrollen vil i udgangspunktet udmønte sig som en data- og risikobaseret kontrol. Det betyder, at grupper af virksomheder vil blive udpeget til kontrol på baggrund af både generelle og konkrete risikofaktorer for de enkelte virksomheder.

Denne data- og risikobaserede kontrol suppleres af en generel, systematisk og digital forhåndskontrol, der foretages ved indberetning af regnskaber eller ved anmeldelse af selskaber samt en almindelig, tilfældig stikprøvekontrol.  

De beskrevne kontrolformer kan af Erhvervsstyrelsen foretages som enten forhåndskontrol (ved anmeldelse af en registrering) eller som efterfølgende kontrol (efter registreret anmeldelse).

Erhvervsstyrelsen kan kræve bevis for registreringer 5 år tilbage

Grundlaget for Erhvervsstyrelsens kontrolopgave er som tidligere nævnt de data, som virksomheder og selskaber indberetter og registrerer i CVR. Det er med andre ord op til de enkelte virksomheder og selskaber selv at sikre, at anmeldte oplysninger er korrekte.

Fremover kan Erhvervsstyrelsen som følge af kontrolpakken bl.a. kræve,

• at et selskab fremlægger de nødvendige oplysninger for at sikre, at selskabet overholder sine forpligtelser i henhold til regnskabs- og selskabslovgivningen, eller
• at selskabet indsender bevis for, at en registrering er lovligt foretaget, op til 5 år fra registreringstidspunktet.

For at sikre en effektiv kontrol får Erhvervsstyrelsen tilmed beføjelse til at kræve yderligere oplysninger eller en supplerende redegørelse fra et selskab, som verificeres af en uafhængig tredjepart, f.eks. en revisor eller advokat.

Hvis der ikke fremskaffes tilstrækkeligt med oplysninger eller et tilstrækkeligt bevis, vil styrelsen - afhængig af de konkrete omstændigheder - have forskellige beføjelser til at skride ind over for det pågældende selskab (læs mere under ”Erhvervsstyrelsens beføjelser” nedenfor).

Hvilke nye eller skærpede pligter får bestyrelsen?

Som modstykke til Erhvervsstyrelsens adgang til at kræve bevis for registreringer 5 år tilbage, skal selskaber som noget nyt opbevare selskabsdokumenter på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som dokumenterne vedrører.

Denne opbevaringsforpligtelse påhviler selskabets direktion, men pligten påhviler indirekte også bestyrelsen, der dels skal at påse, at bogføringen og regnskabsaflæggelsen sker på en tilfredsstillende måde, og dels skal sikre, at direktionen udøver sit hverv på en behørig måde og efter bestyrelsens retningslinjer. Det følger af selskabslovens § 115, nr. 1 og 4, om bestyrelsens opgaver.  

Bestyrelsen skal derfor sikre, at direktionen har de fornødne retningslinjer til at efterleve opbevaringspligten for selskabsdokumenter og sikre, at retningslinjerne rent faktisk bliver efterlevet.

En bestyrelses retningslinjer til direktionen kan med fordel beskrive, hvilke selskabsdokumenter der er omfattet af denne nye opbevaringspligt efter selskabsloven.

Hvad man skal forstå ved ”selskabsdokumenter”, er defineret ved en ny bestemmelse i selskabslovens § 5, nr. 30 som: ”De dokumenter og bilag, som et kapitalselskab er forpligtet til at lade udarbejde i henhold til denne lov eller regler fastsat i medfør heraf.”

I bemærkningerne til det fremsatte lovforslag er bl.a. følgende dokumenter beskrevet som selskabsdokumenter:

• Stiftelsesdokument
• Vedtægter
• Dokumentation for indbetaling af selskabskapital
• Forretningsorden
• Generalforsamlingsprotokollater
• Dokumentation for ejerforhold
• Dokumenter udarbejdet af revisor, f.eks. vurderingsberetning eller andre erklæringer udarbejdet af revisor om selskabets forhold
• Dokumenter, som selskabet frivilligt har udarbejdet i tilknytning til en selskabsretlig beslutning, f.eks. i form af et bilag ved en beslutning om indbetaling af værdier
• Kreditorers anmeldte krav i forbindelse med en kapitalnedsættelse i selskabet
• Kreditvurdering, der udarbejdes i forbindelse med, at et selskab stiller midler til rådighed for andre.

Ovenstående liste over selskabsdokumenter er ikke udtømmende.

Erhvervsstyrelsens beføjelser

Afvisning og tilbagekaldelse af årsrapporter

Med kontrolpakken kan Erhvervsstyrelsen som hidtil afvise årsrapporter ved indberetning, såfremt de indeholder fejl og mangler. Som noget nyt indebærer kontrolpakken en adgang for Erhvervsstyrelsen til at trække offentliggjorte årsrapporter tilbage, hvis rapporten indeholder alvorlige fejl og mangler, der får rapporten til at fremstå groft misvisende. Hvad der her skal karakteriseres som ”groft misvisende” beror på et konkret skøn, men ifølge bemærkningerne til lovforslaget skal bestemmelsen ramme tilfælde, hvor fejl eller mangler har til hensigt eller medfører stor risiko for, at regnskabsbrugeren vildledes.

En årsrapport kan også tilbagekaldes, hvis rapporten ikke er behørigt godkendt og revideret.

Afvisning eller afregistrering af oplysninger om en person

Erhvervsstyrelsen får med kontrolpakken kompetence til at afmelde eller afregistrere oplysninger om en person, der er anmeldt eller registreret i henhold til selskabsloven, hvis oplysningerne om personen fremstår mangelfulde, eller hvis Erhvervsstyrelsen er i tvivl om personens rette identitet.

Finder Erhvervsstyrelsen, at registrerede oplysninger fremstår åbenbart urigtige, kan styrelsen foretage en administrativ korrektion af oplysningerne. Det vil f.eks. være i tilfælde, hvor anmelder utilsigtet har foretaget anmeldelse ved fejlskrift, eller hvor fejlen beror på sagsbehandlingsfejl fra styrelsens side. Åbenbare nulliteter kan også ændres administrativt af Erhvervsstyrelsen, f.eks. hvis ledelsen har truffet en beslutning, som den ikke har bemyndigelse til uden generalforsamlingens godkendelse.

Kontrolpakken indfører endvidere et lovfæstet krav om, at de registrerede ledelsesmedlemmer i et selskab skal være personer, der faktisk fungerer som ledelsesmedlemmer, ligesom det er et krav, at selskabet skal kunne kontaktes på sin registrerede hjemstedsadresse.

Tvangsopløsning af selskaber

Med reglerne i kontrolpakken får Erhvervsstyrelsen en udvidet adgang til at sende selskaber til tvangsopløsning, hvis selskaberne ikke efterlever styrelsens påbud om at bringe ulovlige forhold til ophør. Tvangsopløsning vil således kunne ske i følgende tilfælde:

• Hvis et selskab ikke har opbevaret lovpligtige selskabsdokumenter i henhold til sin opbevaringsforpligtelse, enten ved
  • (i) at selskabsdokumenterne slet ikke er opbevaret,
  • (ii) at opbevaringen er mangelfuld, eller
  • (iii) at de opbevarede selskabsdokumenter er mangelfulde.
• Hvis et selskab ikke indsender oplysninger, eller selskabet indsender mangelfulde oplysninger.
• Hvis et selskab ikke har indhentet en erklæring eller en redegørelse (f.eks. fra revisor eller advokat) påbudt af Erhvervsstyrelsen til at sikre de nødvendige oplysninger, der skal fastlægge, at selskabet overholder sine forpligtelser i henhold til regnskabs- og selskabslovgivningen.

Erhvervsstyrelsens beslutning om at sende et selskab til tvangsopløsning hos skifteretten skal træffes i overensstemmelse med proportionalitetsprincippet. Det vil sige, at udfaldet (tvangsopløsning) skal stå i et rimeligt forhold til det passerede. Et selskab kan dermed ikke blive opløst på baggrund af en enkeltstående forglemmelse.

Ikrafttrædelse

Erhvervsstyrelsens nye kontrolbeføjelser i medfør af ændringerne i årsregnskabsloven og revisorloven træder i kraft den 1. juli 2020, mens Erhvervsstyrelsens kontrolbeføjelser m.v. i medfør af ændringerne i selskabsloven og lov om visse erhvervsdrivende virksomheder træder i kraft den 1. januar 2021.

Opbevaringspligten for selskabsdokumenter træder i kraft for dokumenter, der udarbejdes i regnskabsår, som starter den 1. januar 2021 og senere. 

DAHL BoardExcellence® – nyttig viden om bestyrelsesarbejde

Denne artikel er en del af vores serie om nogle af de problemstillinger, der kan opstå i et ellers velfungerende samarbejde mellem bestyrelse og direktion. Ordet ”dilemma” stammer fra græsk og udtrykker den situation, at en person skal træffe et valg, typisk mellem to eller flere lige gode eller lige ringe muligheder. Dilemmaer løses som oftest gennem ledelse. Det juridiske regelsæt er ofte ude af stand til at anvise en vej i løsningen af de konflikter, der udspringer heraf.

I relation til den nye kontrolpakke anbefaler vi hos DAHL, at enhver bestyrelse udarbejder klare retningslinjer til direktionen for, hvad der forventes af direktionen mht. at efterleve den 5-årige opbevaringsforpligtelse for selskabsdokumenter. Har du/I brug for hjælp til at udruste et selskab til at efterleve de nye krav i kontrolpakken, eller har du/I spørgsmål til kontrolpakken i øvrigt, er du velkommen til at kontakte DAHLs eksperter.

*Styrket kontrol med fravalg af revision og anvendelse af regnskabsklasse

Visse virksomheder, herunder virksomheder, der har fravalgt revision, skal ikke oplyse nettoomsætningen i den årsrapport, de indsender til Erhvervsstyrelsen. Fremover vil disse virksomheder dog være forpligtet til at oplyse nettoomsætningen til Erhvervsstyrelsen, samtidig med at årsrapporten indsendes. Dermed bliver virksomhedens nettoomsætning ikke offentliggjort, men til gengæld bliver den Erhvervsstyrelsen bekendt. Herved kan Erhvervsstyrelsen effektivt kontrollere, om virksomhederne overholder regnskabslovgivningen, herunder om betingelserne for at fravælge revision er opfyldt.

**Styrket kontrol med stråmænd, falske identiteter og fiktive adresser

I udgangspunktet er det et selskabs registrerede bestyrelse og/eller direktion, som skal stå til ansvar for et selskabs gøren og laden, men hvis den registrerede ledelse ikke udtrykker, hvem der rent faktisk leder selskabet, er det formålsløst at holde den registreredes ledelse ansvarlig.  

Det bliver derfor et krav, at de personer, der registreres som ledelsesmedlemmer, skal være de personer, der udøver den faktiske ledelse. Det er op til de enkelte selskaber og virksomheder at dokumentere, at den registrerede ledelse udøver den faktiske ledelse. Er Erhvervsstyrelsen af den opfattelse, at dokumentationspligten ikke er løftet, har styrelsen beføjelse til at afregistrere ledelsen.

Erhvervsstyrelsen skal entydigt kunne identificere de personer, der tilknyttes en virksomhed. Har personen et CPR-nummer, er en entydig identifikation typisk uproblematisk. Anderledes forholder det sig for personer uden CPR-nummer (typisk personer, der er bosat i udlandet). Erhvervsstyrelsen får mulighed for at kræve verificering af sådanne personers identitet, herunder at den registrerede skal fremmøde fysisk for styrelsen. Hvis Erhvervsstyrelsen end ikke efter fysisk fremmøde af den registrerede kan foretage en entydig identifikation af den pågældende, har Erhvervsstyrelsen mulighed for at afvise registrering af den pågældende eller afregistrere den pågældende person, hvis kontrollen sker efter registrering. Et selskab, der ikke har registreret den lovpligtige ledelse, kan som en konsekvens heraf risikere tvangsopløsning.

Endelig får Erhvervsstyrelsen adgang til at foretage en udgående kontrol af virksomheders hjemstedsadresse for virksomheder og bopælsadresser for fysiske personer for at sikre, at virksomheden såvel som ledelsen og kapitalejerne er kontaktbare på de oplysninger, der er oplyst i CVR-registeret.