Nyheder

Kontrolpakken stiller nye krav til opbevaring af selskabsdokumenter

Den 12. maj 2020 blev den såkaldte ”kontrolpakke” vedtaget. Kontrolpakken indfører nye regler i selskabs- og virksomhedslovgivningen om udarbejdelse og opbevaring af selskabs- og virksomhedsdokumenter, ligesom den indfører nye kontrolbeføjelser for Erhvervsstyrelsen. I en serie på seks artikler stiller vi skarpt på de nye regler. I denne artikel kan du blive klogere på de nye krav til opbevaring af selskabsdokumenter.

Selskabsdokumenter – et nyt defineret begreb

I forbindelse med kontrolpakkens vedtagelse er der indført det nye begreb ”selskabsdokumenter” i selskabslovens § 5 nr. 30. Definitionen lyder således:

”De dokumenter og bilag, som et kapitalselskab er forpligtet til at lade udarbejde i henhold til denne lov eller regler fastsat i medfør heraf.”

Ved selskabsdokumenter forstås alle de dokumenter, der skal udarbejdes efter selskabsloven, herunder de dokumenter, der skal indsendes til Erhvervsstyrelsen i henhold til anmeldelsesbekendtgørelsen. Det omfatter bl.a.:

  • Stiftelsesdokument, vedtægter, dokumentation for indbetaling af selskabskapital
  • Bestyrelsens forretningsorden
  • Generalforsamlingsprotokollater
  • Dokumentation vedrørende oplysninger om ejerforhold, herunder ejerbogen
  • Dokumenter, som udarbejdes af revisor i henhold til selskabsloven, f.eks. vurderingsberetning
  • Frivilligt udarbejdede dokumenter i tilknytning til en selskabsretlig beslutning.

Opbevaringspligten omfatter herudover et meget stort antal dokumenttyper, der relaterer sig til de mange reguleringer og formkrav i selskabsloven.

Om det sidstnævnte punkt - ”frivilligt udarbejdede dokumenter i tilknytning til en selskabsretlig beslutning” - angiver forarbejderne:

"Udarbejder selskabet andre dokumenter frivilligt i tilknytning til en selskabsretlig beslutning, f.eks. ved en beslutning om indbetaling af værdier eller konvertering af gæld efter selskabslovens § 161, stk. 3, vil disse dokumenter også være et selskabsdokument, som vil blive omfattet af opbevaringspligten, idet de er at anse som et bilag til den selskabsretlige beslutning.”

Det beror derfor på en konkret vurdering, om et frivilligt udarbejdet dokument, som er anvendt eller fremlagt i forbindelse med en selskabsretlig beslutning, skal anses som et selskabsdokument.

Opbevaringspligt

Med kontrolpakken indføres et krav om opbevaring af selskabsdokumenter.

Hvem skal sørge for opbevaring?

Det er selskabets direktion, der skal sørge for, at selskabsdokumenter opbevares på betryggende vis. Bestyrelsen har ansvar for at kontrollere, at direktionens opbevaring af selskabsdokumenterne sker på en tilfredsstillende måde. Læs mere om bestyrelsens ansvar og opgaver i relation til kontrolpakken her.

Hvor længe skal opbevaring ske?

Selskabsdokumenter skal opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som dokumenterne vedrører.

Hvordan skal opbevaring ske?

Direktionen skal opbevare selskabsdokumenterne på en måde, som i hele opbevaringsperioden muliggør en selvstændig og entydig fremfinding af de pågældende selskabsdokumenter. Ifølge bemærkningerne til lovforslaget indebærer dette, at selskabsdokumenterne skal opbevares på ”betryggende vis”, så dokumenterne i rimeligt omfang beskyttes mod tyveri, brand og anden tilsigtet eller utilsigtet ødelæggelse eller bortskaffelse.

Direktionen skal løbende kontrollere opbevaringen, således at bl.a. elektronisk opbevarede selskabsdokumenter til enhver tid kan fremfindes og udskrives i klar skrift. Opbevares selskabsdokumenterne elektronisk må det kræves, at der løbende tages backup af materialet, og at disse backups regelmæssigt kontrolleres for læsbarhed.

Bestemmelsen udelukker ikke, at selskabsdokumenterne opbevares hos andre end kapitalselskabet. Efter loven er det dog et krav, at direktionen sørger for, at selskabsdokumenterne til enhver tid og uden vanskeligheder kan gøres tilgængelige her i landet for offentlige myndigheder, som har ret til at kræve indsigt i selskabsdokumenterne. Dette gælder også kuratorer, som i forbindelse med et selskabs konkurs kan kræve adgang til selskabsdokumenterne. Opbevaringspligten gælder også dokumenter, der er indsendt til Erhvervsstyrelsen, idet styrelsen i særlige tilfælde som led i en kontrolsag kan have behov for at indhente tidligere indsendte dokumenter på ny.

Kravet om adgang kan opfyldes ved, at direktionen giver online adgang til de elektronisk opbevarede selskabsdokumenter. Det er i så fald uden betydning, om den server, som selskabsdokumenterne opbevares på, fysisk er placeret her i landet eller udlandet. Opbevares selskabsdokumenterne ikke i elektronisk form, skal de opbevares i papirform her i landet.

Hvis selskabet får ny ledelse

I tilfælde hvor direktionen fratræder – og det ikke sker i forbindelse med ophør af selskabet (jf. nedenfor) - skal medlemmerne af den fratrædende direktion sørge for, at selskabsdokumenterne for perioden frem til fratrædelsestidspunktet bliver opbevaret i overensstemmelse med selskabsloven.

Opbevaringspligten vedvarer, indtil en ny direktion indtræder. Når en ny direktion afløser en fratrædende direktion, skal medlemmerne af den fratrædende direktion videregive selskabsdokumenterne til den nye direktion.

Hvis selskabet ophører

Ophører selskabet, skal den senest registrerede direktion sørge for, at selskabsdokumenterne fortsat opbevares i overensstemmelse med selskabsloven. Den senest registrerede direktion har således en lovfæstet pligt til at sikre opbevaring af selskabsdokumenterne i opbevaringsperioden på 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som dokumenterne vedrører.

Opløses et selskab ved likvidation, gælder opbevaringspligten den registrerede likvidator. En likvidator træder i ledelsens sted, og lovens bestemmelser finder med de fornødne tilpasninger anvendelse på likvidator.

Opløses et selskab derimod ved konkurs, indtræder kurator ikke i direktionens sted i relation til opbevaringspligten. Her vil det fortsat være den senest registrerede direktion, der har pligt til at opbevare dokumenterne.

At ansvaret påhviler medlemmerne af den senest registrerede direktion indebærer ikke, at de fysisk selv skal opbevare dokumenterne. Medlemmerne kan f.eks. vælge at lade en advokat forestå den faktiske opbevaring af selskabsdokumenterne. Dette fratager dog ikke direktionens medlemmer ansvaret for opbevaringen.

Opløses et selskab ved skifterettens mellemkomst – f.eks. tvangsopløsning – kan skifteretten beslutte, at andre end den senest registrerede direktion skal opbevare selskabsdokumenterne. Opbevaringspligten kan f.eks. pålægges en eneaktionær. Den, som overtager den efterfølgende opbevaringspligt, forudsættes helt eller delvist at kunne få omkostningerne hertil dækket af selskabet.

Tvangsopløsning

Erhvervsstyrelsen kan anmode skifteretten om at foretage tvangsopløsning af et selskab, hvis selskabet

  • ikke har opbevaret selskabsdokumenter, eller
  • opbevaringen er mangelfuld, eller
  • dokumenterne er mangelfulde.

Ikrafttræden

Kontrolpakken træder i kraft den 1. januar 2021. Bestemmelserne om opbevaring af selskabsdokumenter har virkning for dokumenter, der udarbejdes i regnskabsår, der begynder den 1. januar 2021 eller senere.

DAHL Digital Service – en løsning til opbevaring af selskabsdokumenter

DAHL har udviklet en digital løsning, som sikrer korrekt opbevaring af selskabsdokumenter. Løsningen kan også bruges til kontraktstyring m.v. Hvis du har interesse i at høre nærmere om løsningen, så kontakt advokat og partner Torben Buurtbu@dahllaw.dk eller mobil +45 30519245.

Tilmeld dig nyhedsbrevet DAHL Nyt

Modtag vores nyhedsbrev pr. e-mail og bliv opdateret på juridiske emner og nye kurser.

Læs betingelser

Betingelse for modtagelse af nyhedsbrevet DAHL Nyt

Hvem udsender nyhedsbrevet?

Nyhedsbrevet er en service, der udbydes af DAHL Advokatpartnerselskab. Vores fulde kontaktoplysninger er:

DAHL Advokatpartnerselskab
Lundborgvej 18
8800 Viborg
CVR. nr.: 37 31 00 85

Du vil kun modtage markedsføringsmateriale fra DAHL Advokatpartnerselskab.

Hvilke oplysninger indsamles om mig?

DAHL Advokatpartnerselskab behandler din oplyste e-mailadresse og dit navn – dette er alt, vi behøver for at kunne sende dig nyhedsbreve. Når du via nyhedsbrevet tilmelder dig et af vores arrangementer, vil vi i nogle tilfælde ligeledes behandle oplysninger om firmanavn og telefonnummer.

Vi indsamler desuden oplysninger om din adfærd i forbindelse med din brug af nyhedsbrevet – herunder oplysninger om om vores nyhedsbrev bliver åbnet, hvor lang tid e-mailen er åben, og om der klikkes på links i nyhedsbrevet. Du skal herudover være opmærksom på, at hvis du klikker på links i nyhedsbrevet til vores hjemmeside, kan vi indsamle yderligere oplysninger om dig, hvis du accepterer, at vores hjemmeside bruger cookies. Du kan finde yderligere information om vores brug af cookies i vores cookiepolitik.

Hvad bruger vi dine oplysninger til?

Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, bruger vi dine oplysninger til at udsende faglige nyheder, kursus- og øvrige arrangementstilbud samt andet markedsføringsmateriale til dig. Vi kan endvidere bruge dine oplysninger til at udsende orienterende e-mails om DAHL Advokatpartnerselskab eller om vores nyhedsbrev. Vores udsendelse af nyhedsbrevet sker på grundlag af dit samtykke.

De oplysninger, vi indsamler om dig og din adfærd i forbindelse med din brug af nyhedsbrevet, anvender vi til at forbedre vores service og indhold, så vi i fremtiden kan blive endnu bedre til at målrette og tilpasse indholdet i vores nyhedsbreve efter dine interesser. Vi behandler dine personoplysninger til disse formål efter reglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Hvis du ikke ønsker, at vi behandler dine oplysninger til disse formål, har du til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod behandlingen.

Oplysninger om din brug af nyhedsbrevet anvender vi herudover til statistiske formål i anonymiseret form.

Dine oplysninger behandles fortroligt og sikkert

Vi opbevarer dine oplysninger fortroligt og sikkert. Vi har implementeret de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der sikrer, at dine oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes, samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondatalovgivningen.

Vi bruger en underleverandør til vores drift af IT. Vi har sikret, at vores IT-udbyder er underlagt samme forpligtelse, og at de alene handler på vores instruks.

Hvor ofte udsendes nyhedsbreve?

Vi udsender vores nyhedsbrev, når vi mener, at vi har noget vigtigt eller nyt at fortælle dig. Nyhedsbrevet udkommer ikke med faste intervaller. Det er derfor forskelligt, hvor ofte du kan forvente at modtage nyhedsbreve fra os. Vi bestræber os dog på at begrænse antallet, så vores nyhedsbreve ikke fylder hele din indbakke.

Vi videregiver ikke dine oplysninger

Vi videregiver ikke dine oplysninger til andre i kommerciel henseende. Vi videregiver kun oplysninger, hvis vi er forpligtet til det efter loven, eller hvis vi forpligtet til det efter en retskendelse.

Du kan altid rette eller ændre dine kontaktoplysninger

Du kan til enhver tid ændre eller rette i dine kontaktoplysninger (din e-mailadresse og navn) ved at afmelde dig nyhedsbrevet, og derefter tilmelde dig igen eller ved at sende en e-mail til tvc@dahllaw.dk, hvori du angiver ændringsønsker.

Det er beskrevet nedenfor, hvordan du framelder dig vores nyhedsbrev.

Du kan altid afmelde dig yderligere henvendelser

Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage og framelde dig nyhedsbrevet. Når du har frameldt dig nyhedsbrevet, modtager du ikke yderligere fra os, medmindre du har givet andet samtykke til, at vi må henvende os til dig. Vi sender dig dog en bekræftelse på, at vi sletter dig fra modtagerlisten for vores nyhedsbrev, og vi sletter derefter dine oplysninger på vores modtagerliste.

Nyhedsbrevet kan afmeldes ved at klikke på linket ”afmeld nyhedsbrev”, som er indeholdt i hvert nyhedsbrev, du modtager fra os. Du kan også afmelde nyhedsbrevet ved at sende en e-mail til tvc@dahllaw.dk, hvori du oplyser dit navn og din e-mailadresse.

Hvor længe opbevarer I oplysningerne om mig?

Vi opbevarer og behandler dine oplysninger lige så længe, som du er tilmeldt vores nyhedsbrev. Hvis du afmelder dig fra nyhedsbrevet, sletter vi dine oplysninger.

Hvis du framelder dig vores nyhedsbrev, anonymiseres alle statistiske data om din brug af nyhedsbrevet. Anonymiseringen sker på en sådan måde, at det ikke efterfølgende er muligt at deanonymisere oplysningerne igen.

Dine øvrige rettigheder efter persondatalovgivningen

Du har til enhver tid mulighed for at gøre brug dine rettigheder efter persondatalovgivningen.

Du kan bl.a. anmode om indsigt i de personoplysninger, som vi behandler, samt gøre indsigelse mod behandlingen af oplysningerne. Du kan desuden anmode om berigtigelse eller sletning af eventuelle ukorrekte oplysninger om dig selv, trække et samtykke til behandling af dine personoplysninger tilbage samt gøre din ret til dataportabilitet gældende. I visse tilfælde kan du endvidere have ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.

Hvis du ønsker at gøre brug af én eller flere af dine rettigheder, kan du kontakte cbm@dahllaw.dk.

Hvis du er uenig, i den måde vi behandler oplysninger om dig på, kan du klage til Datatilsynet.

Du modtager nu DAHL Nyt

Forretningsområder du ønsker info om:

  • Intet valgt

Din information

Du kan altid trække dit samtykke tilbage og afmelde dig vores nyhedsbrev

Accepter betingelserne