Kontrolpakken stiller nye krav til opbevaring af selskabsdokumenter
Den 12. maj 2020 blev den såkaldte ”kontrolpakke” vedtaget. Kontrolpakken indfører nye regler i selskabs- og virksomhedslovgivningen om udarbejdelse og opbevaring af selskabs- og virksomhedsdokumenter, ligesom den indfører nye kontrolbeføjelser for Erhvervsstyrelsen. I en serie på seks artikler stiller vi skarpt på de nye regler. I denne artikel kan du blive klogere på de nye krav til opbevaring af selskabsdokumenter.
Selskabsdokumenter – et nyt defineret begreb
I forbindelse med kontrolpakkens vedtagelse er der indført det nye begreb ”selskabsdokumenter” i selskabslovens § 5 nr. 30. Definitionen lyder således:
”De dokumenter og bilag, som et kapitalselskab er forpligtet til at lade udarbejde i henhold til denne lov eller regler fastsat i medfør heraf.”
Ved selskabsdokumenter forstås alle de dokumenter, der skal udarbejdes efter selskabsloven, herunder de dokumenter, der skal indsendes til Erhvervsstyrelsen i henhold til anmeldelsesbekendtgørelsen. Det omfatter bl.a.:
- Stiftelsesdokument, vedtægter, dokumentation for indbetaling af selskabskapital
- Bestyrelsens forretningsorden
- Generalforsamlingsprotokollater
- Dokumentation vedrørende oplysninger om ejerforhold, herunder ejerbogen
- Dokumenter, som udarbejdes af revisor i henhold til selskabsloven, f.eks. vurderingsberetning
- Frivilligt udarbejdede dokumenter i tilknytning til en selskabsretlig beslutning.
Opbevaringspligten omfatter herudover et meget stort antal dokumenttyper, der relaterer sig til de mange reguleringer og formkrav i selskabsloven.
Om det sidstnævnte punkt - ”frivilligt udarbejdede dokumenter i tilknytning til en selskabsretlig beslutning” - angiver forarbejderne:
"Udarbejder selskabet andre dokumenter frivilligt i tilknytning til en selskabsretlig beslutning, f.eks. ved en beslutning om indbetaling af værdier eller konvertering af gæld efter selskabslovens § 161, stk. 3, vil disse dokumenter også være et selskabsdokument, som vil blive omfattet af opbevaringspligten, idet de er at anse som et bilag til den selskabsretlige beslutning.”
Det beror derfor på en konkret vurdering, om et frivilligt udarbejdet dokument, som er anvendt eller fremlagt i forbindelse med en selskabsretlig beslutning, skal anses som et selskabsdokument.
Opbevaringspligt
Med kontrolpakken indføres et krav om opbevaring af selskabsdokumenter.
Hvem skal sørge for opbevaring?
Det er selskabets direktion, der skal sørge for, at selskabsdokumenter opbevares på betryggende vis. Bestyrelsen har ansvar for at kontrollere, at direktionens opbevaring af selskabsdokumenterne sker på en tilfredsstillende måde. Læs mere om bestyrelsens ansvar og opgaver i relation til kontrolpakken her.
Hvor længe skal opbevaring ske?
Selskabsdokumenter skal opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som dokumenterne vedrører.
Hvordan skal opbevaring ske?
Direktionen skal opbevare selskabsdokumenterne på en måde, som i hele opbevaringsperioden muliggør en selvstændig og entydig fremfinding af de pågældende selskabsdokumenter. Ifølge bemærkningerne til lovforslaget indebærer dette, at selskabsdokumenterne skal opbevares på ”betryggende vis”, så dokumenterne i rimeligt omfang beskyttes mod tyveri, brand og anden tilsigtet eller utilsigtet ødelæggelse eller bortskaffelse.
Direktionen skal løbende kontrollere opbevaringen, således at bl.a. elektronisk opbevarede selskabsdokumenter til enhver tid kan fremfindes og udskrives i klar skrift. Opbevares selskabsdokumenterne elektronisk må det kræves, at der løbende tages backup af materialet, og at disse backups regelmæssigt kontrolleres for læsbarhed.
Bestemmelsen udelukker ikke, at selskabsdokumenterne opbevares hos andre end kapitalselskabet. Efter loven er det dog et krav, at direktionen sørger for, at selskabsdokumenterne til enhver tid og uden vanskeligheder kan gøres tilgængelige her i landet for offentlige myndigheder, som har ret til at kræve indsigt i selskabsdokumenterne. Dette gælder også kuratorer, som i forbindelse med et selskabs konkurs kan kræve adgang til selskabsdokumenterne. Opbevaringspligten gælder også dokumenter, der er indsendt til Erhvervsstyrelsen, idet styrelsen i særlige tilfælde som led i en kontrolsag kan have behov for at indhente tidligere indsendte dokumenter på ny.
Kravet om adgang kan opfyldes ved, at direktionen giver online adgang til de elektronisk opbevarede selskabsdokumenter. Det er i så fald uden betydning, om den server, som selskabsdokumenterne opbevares på, fysisk er placeret her i landet eller udlandet. Opbevares selskabsdokumenterne ikke i elektronisk form, skal de opbevares i papirform her i landet.
Hvis selskabet får ny ledelse
I tilfælde hvor direktionen fratræder – og det ikke sker i forbindelse med ophør af selskabet (jf. nedenfor) - skal medlemmerne af den fratrædende direktion sørge for, at selskabsdokumenterne for perioden frem til fratrædelsestidspunktet bliver opbevaret i overensstemmelse med selskabsloven.
Opbevaringspligten vedvarer, indtil en ny direktion indtræder. Når en ny direktion afløser en fratrædende direktion, skal medlemmerne af den fratrædende direktion videregive selskabsdokumenterne til den nye direktion.
Hvis selskabet ophører
Ophører selskabet, skal den senest registrerede direktion sørge for, at selskabsdokumenterne fortsat opbevares i overensstemmelse med selskabsloven. Den senest registrerede direktion har således en lovfæstet pligt til at sikre opbevaring af selskabsdokumenterne i opbevaringsperioden på 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som dokumenterne vedrører.
Opløses et selskab ved likvidation, gælder opbevaringspligten den registrerede likvidator. En likvidator træder i ledelsens sted, og lovens bestemmelser finder med de fornødne tilpasninger anvendelse på likvidator.
Opløses et selskab derimod ved konkurs, indtræder kurator ikke i direktionens sted i relation til opbevaringspligten. Her vil det fortsat være den senest registrerede direktion, der har pligt til at opbevare dokumenterne.
At ansvaret påhviler medlemmerne af den senest registrerede direktion indebærer ikke, at de fysisk selv skal opbevare dokumenterne. Medlemmerne kan f.eks. vælge at lade en advokat forestå den faktiske opbevaring af selskabsdokumenterne. Dette fratager dog ikke direktionens medlemmer ansvaret for opbevaringen.
Opløses et selskab ved skifterettens mellemkomst – f.eks. tvangsopløsning – kan skifteretten beslutte, at andre end den senest registrerede direktion skal opbevare selskabsdokumenterne. Opbevaringspligten kan f.eks. pålægges en eneaktionær. Den, som overtager den efterfølgende opbevaringspligt, forudsættes helt eller delvist at kunne få omkostningerne hertil dækket af selskabet.
Tvangsopløsning
Erhvervsstyrelsen kan anmode skifteretten om at foretage tvangsopløsning af et selskab, hvis selskabet
- ikke har opbevaret selskabsdokumenter, eller
- opbevaringen er mangelfuld, eller
- dokumenterne er mangelfulde.
Ikrafttræden
Kontrolpakken træder i kraft den 1. januar 2021. Bestemmelserne om opbevaring af selskabsdokumenter har virkning for dokumenter, der udarbejdes i regnskabsår, der begynder den 1. januar 2021 eller senere.