Har du styr på din oplysningspligt overfor dine medarbejdere?
Datatilsynet udtaler alvorlig kritik af arbejdsgivere, der ikke iagttager deres oplysningspligt ved brug af kontrolforanstaltninger overfor deres medarbejdere. Benytter du eksempelvis GPS- eller TV-overvågning, skal du som arbejdsgiver være særligt opmærksom på at opfylde din oplysningspligt overfor medarbejderne.
Datatilsynet har foretaget fem tilsyn med fokus på myndigheder og virksomheders efterlevelse af oplysningspligten ved brug af kontrolforanstaltninger overfor deres medarbejdere.
Tilsynene har medført, at Datatilsynet har udtalt alvorlig kritik i tre ud af de fem sager og udtalt kritik i de to resterende sager. De fem afgørelser afslører, at ingen af de arbejdsgivere, der blev ført tilsyn med, levede fuldstændigt op til deres oplysningspligt i databeskyttelsesforordningens artikel 13 og artikel 14, og heller ikke til princippet om gennemsigtighed i artikel 5.
Arbejdsgivere skal være særligt opmærksomme på, om de iagttager deres oplysningspligt ved brug af kontrolforanstaltninger overfor medarbejdere.
Hvordan opfylder en arbejdsgiver sin oplysningspligt, når der bruges kontrolforanstaltninger?
Mange arbejdspladser bruger kontrolforanstaltninger overfor deres medarbejdere. Kontrolforanstaltninger kan f.eks. være TV-overvågning, GPS-overvågning og adgang til medarbejder e-mails mv.
Ved brug af sådanne kontrolforanstaltninger overfor medarbejdere, skal man som arbejdsgiver iagttage den oplysningspligt, der følger af databeskyttelsesforordningen. Datatilsynet lægger i de nye tilsynsafgørelser vægt på, at information om arbejdsgivers anvendte kontrolforanstaltninger skal være forudgående og let tilgængelig for medarbejderne – ganske som det følger direkte af databeskyttelsesforordningen.
Medarbejderne skal derfor modtage informationen om arbejdsgivers brug af kontrolforanstaltninger forinden, at kontrolforanstaltningerne anvendes overfor de enkelte medarbejdere. Som arbejdsgiver skal du endvidere være opmærksom på, at der i nogle overenskomster følger særlige varslingsregler for indførelse af kontrolforanstaltninger.
I forhold til at informationen skal være let tilgængelig for medarbejderen, vurderede Datatilsynet i de konkrete afgørelser, at det f.eks. ikke er tilstrækkeligt at indsætte et link i ansættelseskontrakten og i en velkomstmail til arbejdsgivers medarbejderportal, hvor informationen kan findes, uden specifik henvisning til informationen vedrørende kontrolforanstaltningerne. Ligeledes vurderede Datatilsynet, at det ikke var tilstrækkeligt at iagttage sin oplysningspligt mundtligt overfor medarbejdere.
Datatilsynet vurderede derimod, at det f.eks. er tilstrækkeligt at udlevere en informationsmeddelelse med tydelig information om de anvendte kontrolforanstaltninger i forbindelse med udlevering af en ansættelseskontrakt.
Hvad skal informationen til medarbejderne indeholde?
I de fem tilsynssager lægger Datatilsynet særligt vægt på, at informationen om de anvendte kontrolforanstaltninger skal indeholde tydelig information om bl.a.:
- Formålet med behandlingen af oplysningerne
- Retsgrundlaget for behandlingen
- De berørte kategorier af personoplysninger
- Det tidsrum, hvor oplysningerne vil blive opbevaret, eller hvis dette ikke er muligt, de kriterier der anvendes til at fastlægge dette tidsrum.
Har du brug for vores hjælp?
Vi anbefaler, at du som arbejdsgiver overvejer, hvorvidt I i din virksomhed opfylder den gældende oplysningspligt ved brug af kontrolforanstaltninger overfor medarbejderne.
Har du spørgsmål til din oplysningspligt overfor dine medarbejdere eller til databeskyttelse generelt, er du altid velkommen til at kontakte en af DAHLs eksperter. Vi yder professionel rådgivning på området.