DILEMMA: Hvordan sikrer bestyrelsen, at kontrolpakkens opbevaringspligt overholdes?
Den såkaldte ”kontrolpakke”, der blev vedtaget i maj 2020, indfører nye kontrolbeføjelser for Erhvervsstyrelsen, ligesom den indfører nye regler i selskabs- og virksomhedslovgivningen om selskabsdokumenters udarbejdelse og opbevaring. Det er bestyrelsens ultimative ansvar at sikre, at opbevaringspligten overholdes – men hvordan?
Selskabsdokumenter – et nyt begreb
I forbindelse med kontrolpakkens vedtagelse er det nye begreb ”selskabsdokumenter” indført i selskabslovens § 5 nr. 30. Selskabsdokumenter omfatter ”[de] dokumenter og bilag, som et kapitalselskab er forpligtet til at lade udarbejde i henhold til denne lov eller regler fastsat i medfør heraf.”
Ved selskabsdokumenter forstås alle de dokumenter, der skal udarbejdes efter selskabsloven, herunder de dokumenter, der skal indsendes til Erhvervsstyrelsen i henhold til anmeldelsesbekendtgørelsen. Det omfatter bl.a.:
- Stiftelsesdokument, vedtægter, dokumentation for indbetaling af selskabskapital
- Bestyrelsens forretningsorden
- Generalforsamlingsprotokollater
- Dokumentation vedrørende oplysninger om ejerforhold, herunder ejerbogen
- Dokumenter, som udarbejdes af revisor i henhold til selskabsloven, f.eks. vurderingsberetning
- Frivilligt udarbejdede dokumenter i tilknytning til en selskabsretlig beslutning.
Opbevaringspligten omfatter herudover et meget stort antal dokumenttyper, der relaterer sig til de mange reguleringer og formkrav i selskabsloven. Vil du vide mere om, hvordan og hvor længe opbevaring skal ske, kan du læse mere om opbevaringspligten her. I nedenstående stiller vi først og fremmest skarpt på, hvem der har ansvar for, at opbevaringspligten overholdes.
Bestyrelsens ultimative ansvar
I første række er det selskabets direktion, som har ansvaret for at opbevare selskabsdokumenter korrekt efter 1. januar 2021. Men ultimativt er det dog bestyrelsens ansvar, at dette sker.
Af bemærkningerne fremgår det, at bestyrelsen som følge af sit ansvar for at påse, at bogføringen og regnskabsaflæggelsen sker på en tilfredsstillende måde, vil have ansvaret for at kontrollere, at direktionens opbevaring af selskabsdokumenterne sker på en tilfredsstillende måde. I modsat fald har bestyrelsen ikke opfyldt sin pligt til at sikre en forsvarlig organisation af selskabets virksomhed, jf. SL § 115.
Hvordan skal bestyrelsens kontrol iværksættes?
Bestyrelsens kontrol af opbevaringspligten bør foretages mindst en gang om året. Kontrollen kan passende ske i forbindelse med det årlige møde, hvor bestyrelsen godkender årsrapporten.
Det er også på dette møde, bestyrelsen skal kontrollere den årlige undersøgelse af, om der er sket ændringer i de registrerede oplysninger om selskabets reelle ejere.
Derfor kan bestyrelsen med fordel indarbejde i direktionsinstruksen, at direktionen på det årlige bestyrelsesmøde skal fremlægge status på opbevaring af selskabsdokumenter sammen med undersøgelsen af de registrerede oplysninger om selskabets reelle ejere.
Hvis selskabet får ny ledelse eller ophører, gælder opbevaringspligten fortsat. Læs mere om disse scenarier her.
Hvilke konsekvenser medfører forsømmelse af opbevaringspligten?
Erhvervsstyrelsen kan anmode skifteretten om at foretage tvangsopløsning af et selskab, hvis selskabet
- ikke har opbevaret selskabsdokumenter, eller
- opbevaringen er mangelfuld, eller
- dokumenterne er mangelfulde.
Det er således helt afgørende, at bestyrelsen sikrer, at direktionen har de nødvendige retningslinjer til at efterleve opbevaringspligten for selskabsdokumenter og sikre, at retningslinjerne rent faktisk bliver efterlevet.
Ikrafttræden
Kontrolpakken træder i kraft den 1. januar 2021. Bestemmelserne om opbevaring af selskabsdokumenter har virkning for dokumenter, der udarbejdes i regnskabsår, der begynder den 1. januar 2021 eller senere.
DAHL BoardExcellence® – nyttig viden om bestyrelsesarbejde
Denne artikel er en del af vores serie om nogle af de problemstillinger, der kan opstå i et ellers velfungerende samarbejde mellem bestyrelse og direktion. Ordet ”dilemma” stammer fra græsk og udtrykker den situation, at en person skal træffe et valg, typisk mellem to eller flere lige gode eller lige ringe muligheder. Dilemmaer løses som oftest gennem ledelse. Det juridiske regelsæt er ofte ude af stand til at anvise en vej i løsningen af de konflikter, der udspringer heraf.
I relation til den nye kontrolpakke anbefaler vi hos DAHL, at enhver bestyrelse udarbejder klare retningslinjer til direktionen for, hvad der forventes af direktionen mht. at efterleve den 5-årige opbevaringsforpligtelse for selskabsdokumenter. Har du/I brug for hjælp til at udruste et selskab til at efterleve de nye krav i kontrolpakken, eller har du/I spørgsmål til kontrolpakken i øvrigt, er du velkommen til at kontakte DAHLs eksperter.