Nyheder

DILEMMA: Hvordan sikrer bestyrelsen, at kontrolpakkens opbevaringspligt overholdes?

Den såkaldte ”kontrolpakke”, der blev vedtaget i maj 2020, indfører nye kontrolbeføjelser for Erhvervsstyrelsen, ligesom den indfører nye regler i selskabs- og virksomhedslovgivningen om selskabsdokumenters udarbejdelse og opbevaring. Det er bestyrelsens ultimative ansvar at sikre, at opbevaringspligten overholdes – men hvordan?

Selskabsdokumenter – et nyt begreb

I forbindelse med kontrolpakkens vedtagelse er det nye begreb ”selskabsdokumenter” indført i selskabslovens § 5 nr. 30. Selskabsdokumenter omfatter [de] dokumenter og bilag, som et kapitalselskab er forpligtet til at lade udarbejde i henhold til denne lov eller regler fastsat i medfør heraf.”

Ved selskabsdokumenter forstås alle de dokumenter, der skal udarbejdes efter selskabsloven, herunder de dokumenter, der skal indsendes til Erhvervsstyrelsen i henhold til anmeldelsesbekendtgørelsen. Det omfatter bl.a.:

  • Stiftelsesdokument, vedtægter, dokumentation for indbetaling af selskabskapital
  • Bestyrelsens forretningsorden
  • Generalforsamlingsprotokollater
  • Dokumentation vedrørende oplysninger om ejerforhold, herunder ejerbogen
  • Dokumenter, som udarbejdes af revisor i henhold til selskabsloven, f.eks. vurderingsberetning
  • Frivilligt udarbejdede dokumenter i tilknytning til en selskabsretlig beslutning.

Opbevaringspligten omfatter herudover et meget stort antal dokumenttyper, der relaterer sig til de mange reguleringer og formkrav i selskabsloven. Vil du vide mere om, hvordan og hvor længe opbevaring skal ske, kan du læse mere om opbevaringspligten her. I nedenstående stiller vi først og fremmest skarpt på, hvem der har ansvar for, at opbevaringspligten overholdes.

Bestyrelsens ultimative ansvar

I første række er det selskabets direktion, som har ansvaret for at opbevare selskabsdokumenter korrekt efter 1. januar 2021. Men ultimativt er det dog bestyrelsens ansvar, at dette sker.

Af bemærkningerne fremgår det, at bestyrelsen som følge af sit ansvar for at påse, at bogføringen og regnskabsaflæggelsen sker på en tilfredsstillende måde, vil have ansvaret for at kontrollere, at direktionens opbevaring af selskabsdokumenterne sker på en tilfredsstillende måde. I modsat fald har bestyrelsen ikke opfyldt sin pligt til at sikre en forsvarlig organisation af selskabets virksomhed, jf. SL § 115.

Hvordan skal bestyrelsens kontrol iværksættes?

Bestyrelsens kontrol af opbevaringspligten bør foretages mindst en gang om året. Kontrollen kan passende ske i forbindelse med det årlige møde, hvor bestyrelsen godkender årsrapporten.

Det er også på dette møde, bestyrelsen skal kontrollere den årlige undersøgelse af, om der er sket ændringer i de registrerede oplysninger om selskabets reelle ejere.

Derfor kan bestyrelsen med fordel indarbejde i direktionsinstruksen, at direktionen på det årlige bestyrelsesmøde skal fremlægge status på opbevaring af selskabsdokumenter sammen med undersøgelsen af de registrerede oplysninger om selskabets reelle ejere.

Hvis selskabet får ny ledelse eller ophører, gælder opbevaringspligten fortsat. Læs mere om disse scenarier her.

Hvilke konsekvenser medfører forsømmelse af opbevaringspligten?

Erhvervsstyrelsen kan anmode skifteretten om at foretage tvangsopløsning af et selskab, hvis selskabet

  • ikke har opbevaret selskabsdokumenter, eller
  • opbevaringen er mangelfuld, eller
  • dokumenterne er mangelfulde.

Det er således helt afgørende, at bestyrelsen sikrer, at direktionen har de nødvendige retningslinjer til at efterleve opbevaringspligten for selskabsdokumenter og sikre, at retningslinjerne rent faktisk bliver efterlevet.

Ikrafttræden

Kontrolpakken træder i kraft den 1. januar 2021. Bestemmelserne om opbevaring af selskabsdokumenter har virkning for dokumenter, der udarbejdes i regnskabsår, der begynder den 1. januar 2021 eller senere. 

DAHL BoardExcellence® – nyttig viden om bestyrelsesarbejde

Denne artikel er en del af vores serie om nogle af de problemstillinger, der kan opstå i et ellers velfungerende samarbejde mellem bestyrelse og direktion. Ordet ”dilemma” stammer fra græsk og udtrykker den situation, at en person skal træffe et valg, typisk mellem to eller flere lige gode eller lige ringe muligheder. Dilemmaer løses som oftest gennem ledelse. Det juridiske regelsæt er ofte ude af stand til at anvise en vej i løsningen af de konflikter, der udspringer heraf.

I relation til den nye kontrolpakke anbefaler vi hos DAHL, at enhver bestyrelse udarbejder klare retningslinjer til direktionen for, hvad der forventes af direktionen mht. at efterleve den 5-årige opbevaringsforpligtelse for selskabsdokumenter. Har du/I brug for hjælp til at udruste et selskab til at efterleve de nye krav i kontrolpakken, eller har du/I spørgsmål til kontrolpakken i øvrigt, er du velkommen til at kontakte DAHLs eksperter.

Tilmeld dig nyhedsbrevet DAHL Nyt

Modtag vores nyhedsbrev pr. e-mail og bliv opdateret på juridiske emner og nye kurser.

Læs betingelser

Betingelse for modtagelse af nyhedsbrevet DAHL Nyt

Hvem udsender nyhedsbrevet?

Nyhedsbrevet er en service, der udbydes af DAHL Advokatpartnerselskab. Vores fulde kontaktoplysninger er:

DAHL Advokatpartnerselskab
Lundborgvej 18
8800 Viborg
CVR. nr.: 37 31 00 85

Du vil kun modtage markedsføringsmateriale fra DAHL Advokatpartnerselskab.

Hvilke oplysninger indsamles om mig?

DAHL Advokatpartnerselskab behandler din oplyste e-mailadresse og dit navn – dette er alt, vi behøver for at kunne sende dig nyhedsbreve. Når du via nyhedsbrevet tilmelder dig et af vores arrangementer, vil vi i nogle tilfælde ligeledes behandle oplysninger om firmanavn og telefonnummer.

Vi indsamler desuden oplysninger om din adfærd i forbindelse med din brug af nyhedsbrevet – herunder oplysninger om om vores nyhedsbrev bliver åbnet, hvor lang tid e-mailen er åben, og om der klikkes på links i nyhedsbrevet. Du skal herudover være opmærksom på, at hvis du klikker på links i nyhedsbrevet til vores hjemmeside, kan vi indsamle yderligere oplysninger om dig, hvis du accepterer, at vores hjemmeside bruger cookies. Du kan finde yderligere information om vores brug af cookies i vores cookiepolitik.

Hvad bruger vi dine oplysninger til?

Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, bruger vi dine oplysninger til at udsende faglige nyheder, kursus- og øvrige arrangementstilbud samt andet markedsføringsmateriale til dig. Vi kan endvidere bruge dine oplysninger til at udsende orienterende e-mails om DAHL Advokatpartnerselskab eller om vores nyhedsbrev. Vores udsendelse af nyhedsbrevet sker på grundlag af dit samtykke.

De oplysninger, vi indsamler om dig og din adfærd i forbindelse med din brug af nyhedsbrevet, anvender vi til at forbedre vores service og indhold, så vi i fremtiden kan blive endnu bedre til at målrette og tilpasse indholdet i vores nyhedsbreve efter dine interesser. Vi behandler dine personoplysninger til disse formål efter reglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Hvis du ikke ønsker, at vi behandler dine oplysninger til disse formål, har du til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod behandlingen.

Oplysninger om din brug af nyhedsbrevet anvender vi herudover til statistiske formål i anonymiseret form.

Dine oplysninger behandles fortroligt og sikkert

Vi opbevarer dine oplysninger fortroligt og sikkert. Vi har implementeret de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der sikrer, at dine oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes, samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondatalovgivningen.

Vi bruger en underleverandør til vores drift af IT. Vi har sikret, at vores IT-udbyder er underlagt samme forpligtelse, og at de alene handler på vores instruks.

Hvor ofte udsendes nyhedsbreve?

Vi udsender vores nyhedsbrev, når vi mener, at vi har noget vigtigt eller nyt at fortælle dig. Nyhedsbrevet udkommer ikke med faste intervaller. Det er derfor forskelligt, hvor ofte du kan forvente at modtage nyhedsbreve fra os. Vi bestræber os dog på at begrænse antallet, så vores nyhedsbreve ikke fylder hele din indbakke.

Vi videregiver ikke dine oplysninger

Vi videregiver ikke dine oplysninger til andre i kommerciel henseende. Vi videregiver kun oplysninger, hvis vi er forpligtet til det efter loven, eller hvis vi forpligtet til det efter en retskendelse.

Du kan altid rette eller ændre dine kontaktoplysninger

Du kan til enhver tid ændre eller rette i dine kontaktoplysninger (din e-mailadresse og navn) ved at afmelde dig nyhedsbrevet, og derefter tilmelde dig igen eller ved at sende en e-mail til tvc@dahllaw.dk, hvori du angiver ændringsønsker.

Det er beskrevet nedenfor, hvordan du framelder dig vores nyhedsbrev.

Du kan altid afmelde dig yderligere henvendelser

Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage og framelde dig nyhedsbrevet. Når du har frameldt dig nyhedsbrevet, modtager du ikke yderligere fra os, medmindre du har givet andet samtykke til, at vi må henvende os til dig. Vi sender dig dog en bekræftelse på, at vi sletter dig fra modtagerlisten for vores nyhedsbrev, og vi sletter derefter dine oplysninger på vores modtagerliste.

Nyhedsbrevet kan afmeldes ved at klikke på linket ”afmeld nyhedsbrev”, som er indeholdt i hvert nyhedsbrev, du modtager fra os. Du kan også afmelde nyhedsbrevet ved at sende en e-mail til tvc@dahllaw.dk, hvori du oplyser dit navn og din e-mailadresse.

Hvor længe opbevarer I oplysningerne om mig?

Vi opbevarer og behandler dine oplysninger lige så længe, som du er tilmeldt vores nyhedsbrev. Hvis du afmelder dig fra nyhedsbrevet, sletter vi dine oplysninger.

Hvis du framelder dig vores nyhedsbrev, anonymiseres alle statistiske data om din brug af nyhedsbrevet. Anonymiseringen sker på en sådan måde, at det ikke efterfølgende er muligt at deanonymisere oplysningerne igen.

Dine øvrige rettigheder efter persondatalovgivningen

Du har til enhver tid mulighed for at gøre brug dine rettigheder efter persondatalovgivningen.

Du kan bl.a. anmode om indsigt i de personoplysninger, som vi behandler, samt gøre indsigelse mod behandlingen af oplysningerne. Du kan desuden anmode om berigtigelse eller sletning af eventuelle ukorrekte oplysninger om dig selv, trække et samtykke til behandling af dine personoplysninger tilbage samt gøre din ret til dataportabilitet gældende. I visse tilfælde kan du endvidere have ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.

Hvis du ønsker at gøre brug af én eller flere af dine rettigheder, kan du kontakte cbm@dahllaw.dk.

Hvis du er uenig, i den måde vi behandler oplysninger om dig på, kan du klage til Datatilsynet.

Du modtager nu DAHL Nyt

Forretningsområder du ønsker info om:

  • Intet valgt

Din information

Du kan altid trække dit samtykke tilbage og afmelde dig vores nyhedsbrev

Accepter betingelserne