Nye definitioner: ”Virksomhedsdokumenter” og ”selskabsdokumenter”

”Virksomhedsdokumenter” er et nyt defineret begreb i erhvervsvirksomhedslovens § 4 a, nr. 3, og er defineret som:

”[d]e dokumenter og bilag, som en virksomhed med begrænset ansvar, et kommanditselskab eller et interessentskab er forpligtet til at lade udarbejde i henhold til denne lov eller regler fastsat i medfør heraf.”

Ved ”virksomhedsdokumenter” forstår man med andre ord alle de dokumenter, der skal udarbejdes efter erhvervsvirksomhedsloven, herunder de dokumenter, der indsendes til Erhvervsstyrelsen i henhold til anmeldelsesbekendtgørelsen.

Ovenstående definition svarer i høj grad til den nye definition for ”selskabsdokumenter”, der er fastsat i medfør af § 5, nr. 30 i selskabsloven. I vidt omfang omfatter begrebet ”virksomhedsdokumenter” de samme dokumenter, som også betegnes ”selskabsdokumenter”, f.eks. stiftelsesdokument, vedtægter m.fl. Læs mere om ”selskabsdokumenter” her.

Vi skal dog bemærke, at der gælder forskellige krav til, hvilke dokumenter henholdsvis et selskab og en virksomhed er forpligtet til at udarbejde afhængig af, om selskabet/virksomheden er omfattet af reglerne i selskabsloven eller erhvervsvirksomhedsloven.

For virksomheder, der er omfattet af erhvervsvirksomhedsloven, gælder f.eks. ikke samme krav om at føre en såkaldt ejerbog, som selskaber, der er omfattet af selskabsloven, er pålagt.

I sagens natur gælder der ligeledes andre regler for selskaber omfattet af selskabsloven angående dokumentation for indbetaling af selskabskapital, f.eks. ved selskabsstiftelse eller kapitalforhøjelse.

Herudover indeholder selskabsloven eksempelvis formelle krav til udarbejdelse af forretningsorden for bestyrelser samt referat af møder i ledelsen og generalforsamlinger, som ikke findes i erhvervsvirksomhedsloven.

Forskellen på et ”selskabsdokument” og et ”virksomhedsdokument” knytter sig med andre ord til forskellen på de dokumenter, der er påkrævet af henholdsvis et selskab efter selskabsloven eller en virksomhed efter erhvervsvirksomhedsloven.

Eksempler på virksomhedsdokumenter, der omfattes af opbevaringspligten, er:

• stiftelsesdokument
• vedtægter
• oplysninger om ejerforhold
• dokumenter, som virksomheden lader udarbejde, f.eks. af en advokat eller revisor, og som indgår i en virksomhedsretlig beslutning i selskabet.

Opbevaringspligt

Med kontrolpakken indføres et krav om opbevaring af virksomhedsdokumenter, og det rejser en række spørgsmål:

Hvem skal sørge for opbevaring?

Det følger af erhvervsvirksomhedslovens § 15 c, at det er virksomhedens ledelse, der skal sørge for, at virksomhedsdokumenter opbevares behørigt.

Af bemærkningerne til lovforslaget fremgår det, at der ved ”ledelsen” i relation til opbevaringspligten skal forstås det ledelsesorgan, der varetager den daglige ledelse, svarende til en direktion.  

Hvor længe skal opbevaring ske?

Ligesom det gælder selskabsdokumenter, skal virksomhedsdokumenter opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som dokumenterne vedrører.

Hvordan skal opbevaring ske?

Virksomhedsdokumenter skal ligesom selskabsdokumenter opbevares på betryggende vis. Det indebærer, at virksomhedsdokumenter i rimeligt omfang skal beskyttes mod tyveri, brand og anden tilsigtet eller utilsigtet ødelæggelse eller bortskaffelse. Det skal endvidere være muligt at foretage en selvstændig og entydig fremfinding af de pågældende virksomhedsdokumenter i hele opbevaringsperioden.

Den daglige ledelse skal løbende kontrollere opbevaringen, så bl.a. elektronisk opbevarede virksomhedsdokumenter til enhver tid kan fremfindes og udskrives i klar skrift. Opbevares virksomhedsdokumenter elektronisk må det kræves, at der løbende tages backup af materialet, og at disse backups regelmæssigt kontrolleres for læsbarhed.

Virksomheder kan lovligt opbevare virksomhedsdokumenter hos andre end virksomheden selv, dog på betingelse af, at den daglige ledelse til enhver tid og uden vanskeligheder kan gøre virksomhedsdokumenterne tilgængelige for offentlige myndigheder, som har ret til at kræve indsigt i dokumenterne.

Kravet om adgang kan opfyldes ved, at den daglige ledelse giver online adgang til de elektronisk opbevarede virksomhedsdokumenter. Det er i så fald uden betydning, om den server, som dokumenterne opbevares på, fysisk er placeret her i landet eller udlandet. Opbevares virksomhedsdokumenterne ikke i elektronisk form, skal de opbevares i papirform her i landet.

Hvad sker der, hvis virksomheden får ny ledelse eller ophører?

Hvis en virksomhed omfattet af erhvervsvirksomhedsloven får ny ledelse, eller virksomheden ophører, gælder tilsvarende regler som for selskaber omfattet af selskabsloven.

Fratræder den daglige ledelse i en virksomhed, forbliver pligten til at opbevare virksomhedsdokumenter hos den fratrædende ledelse frem til fratrædelsestidspunkt, og først herefter overgår opbevaringspligten til den nye ledelse.

Ophører en virksomhed, skal den senest registrerede ledelse (læs ”daglige ledelse”) sørge for, at virksomhedsdokumenter fortsat opbevares i overensstemmelse med erhvervsvirksomhedsloven 5 år frem fra udgangen af det regnskabsår, som dokumenterne vedrører.

Læs mere om reglerne til opbevaring af virksomhedsdokumenter ved et ledelsesskifte eller ved en virksomheds ophør her.

Opløsning og sletning af virksomheder efter erhvervsvirksomhedsloven

Erhvervsstyrelsen kan foranledige virksomheder omfattet af erhvervsvirksomhedsloven til ophør ved tvangsopløsning eller sletning. Den primære forskel mellem tvangsopløsning og sletning af virksomheder består i, hvorvidt virksomhedens ophør kræver skifterettens indblanding eller ej.

Virksomheder med begrænset ansvar (f.eks. et a.m.b.a, f.m.b.a eller s.m.b.a) kan tvangsopløses efter en ny § 20 a i erhvervsvirksomhedsloven. Kommanditselskaber eller interessentskaber skal derimod slettes i henhold til en ny § 21.

Tilfældene for, hvornår Erhvervsstyrelsen kan anmode skifteretten om at opløse en virksomhed efter § 20 a eller slette et kommanditselskab eller interessentskab efter § 21, er næsten sammenfaldende.

Efter de nye regler i kontrolpakken kan følgende omstændigheder således medføre tvangsopløsning af virksomheder med begrænset ansvar eller sletning af kommanditselskaber og interessentskaber:

• manglende indsendelse af godkendt årsrapport eller undtagelseserklæring i henhold til årsregnskabsloven,
• manglende registrering af ledelse eller hjemsted,
• manglende registrering af reelle ejere,
• manglende dokumentation for oplysninger om virksomhedens reelle ejere,
• manglende anmeldelse af revisor ved tilvalgt revision eller ved revisionspligt,
• hvis en virksomhed ikke har opbevaret lovpligtige virksomhedsdokumenter i henhold til sin opbevaringsforpligtelse (erhvervsvirksomhedslovens § 15 c),
• hvis en virksomhed ikke indsender oplysninger eller indsender mangelfulde oplysninger i henhold til erhvervsvirksomhedslovens § 17 h, stk. 1,
• hvis en virksomhed ikke har indhentet en erklæring eller en redegørelse (f.eks. fra revisor eller advokat) påbudt af Erhvervsstyrelsen i henhold til erhvervsvirksomhedslovens § 17 b, stk. 2 til sikring af de nødvendige oplysninger for at fastlægge, at virksomheden overholder sine forpligtelser i henhold til regnskabs- og erhvervsvirksomhedslovgivningen.

Særligt om tvangsopløsning af virksomheder med begrænset ansvar

Foruden de ovenfor beskrevne omstændigheder, der kan begrunde tvangsopløsning såvel som sletning af virksomheder efter erhvervsvirksomhedsloven, kan en virksomhed med begrænset ansvar anmeldes til tvangsopløsning, i tilfælde af at:

• virksomheden ikke længere lever op til kriterierne for at være at anse som en virksomhed med begrænset ansvar i henhold til erhvervsvirksomhedslovens § 3, eller
• Erhvervsstyrelsen ikke har modtaget erklæring i henhold til § 10, stk. 5, 2. pkt.

Begge forhold har været gældende forud for vedtagelsen af kontrolpakken og vil derfor ikke blive behandlet nærmere i det følgende.

Hvis et af forholdene i erhvervsvirksomhedslovens § 20 a ikke er overholdt, kan Erhvervsstyrelsen fastsætte en frist for berigtigelse af det konkrete forhold. Sker berigtigelsen ikke rettidigt, kan virksomheden oversendes til tvangsopløsning ved skifteretten.

Virksomheden har i øvrigt indenfor visse rammer mulighed for at anmode om genoptagelse af virksomheden efter oversendelsen til skifteretten.

Særligt om sletning af kommanditselskaber og interessentskaber

Hidtil har kommanditselskaber og interessentskaber kunnet slettes i henhold til erhvervsvirksomhedslovens § 12, nr. 1-5. Ved vedtagelsen af kontrolpakken kan disse selskabstyper nu slettes efter § 21, nr. 1-10. Der er dermed sket en udvidelse af området for sletning af kommanditselskaber og interessentskaber. Den nye § 21 i erhvervsvirksomhedsloven afspejler i højere grad, hvad der gælder for opløsning af selskaber efter selskabslovens § 225 og for opløsning af virksomheder efter § 20 a i erhvervsvirksomhedsloven.

I tillæg til de ovenfor beskrevne omstændigheder, der kan begrunde tvangsopløsning såvel som sletning af virksomheder efter erhvervsvirksomhedsloven, kan Erhvervsstyrelsen ligeledes foretage sletning af et kommanditselskab eller interessentskab, hvis virksomheden anmelder, at en af interessenterne - henholdsvis komplementarerne - ikke længere er et kapitalselskab eller et selskab med en tilsvarende retsform. Dette er dog ikke en nyhed, idet Erhvervsstyrelsen også havde den beføjelse forud for vedtagelsen af kontrolpakken.

Erhvervsstyrelsens beføjelse til at slette en virksomhed i henhold til erhvervsvirksomhedslovens § 21 har dog ændret sig ved, at Erhvervsstyrelsen nu skal give virksomhederne en frist til at berigtige forhold omfattet af bestemmelsen. Sker berigtigelsen ikke rettidigt, kan Erhvervsstyrelsen slette virksomheden.

Virksomheden har efterfølgende mulighed for at anmode om, at Erhvervsstyrelsen genregistrerer virksomheden, såfremt det forhold, der har ført til sletningen, ikke længere foreligger.

Forud for vedtagelsen af kontrolpakken har Erhvervsstyrelsen kunnet slette en virksomhed uden først at give virksomheden en frist til at berigtige det forhold, der begrundede sletningen.

Opløsning og sletning af virksomheder efter årsregnskabsloven

Vedtagelse af kontrolpakken har betydet, at Erhvervsstyrelsen kan anmode skifteretten om at tvangsopløse virksomheder efter årsregnskabslovens § 162 a ved:

• manglende indsendelse af erklæring efter lovens § 159 d,
• manglende indsendelse af oplysninger efter lovens § 160 eller
• manglende efterlevelse af påbud udstedt efter lovens § 161, stk. 1, nr. 2 eller 3.

Læs mere om adgangen til tvangsopløsning af virksomheder efter årsregnskabsloven her.

Fokus på oplysninger og dokumentation til Erhvervsstyrelsen

Med vedtagelsen af kontrolpakken har Folketinget sikret øget fokus på, at de dokumenter og oplysninger, der indsendes til Erhvervsstyrelsen, er korrekte og i øvrigt opfylder lovkravene. Tvangsopløsning eller sletning af en virksomhed efter henholdsvis erhvervsvirksomhedslovens § 20 a eller § 21 kan nu forekomme, hvis en virksomhed ikke:

• har opbevaret lovpligtige virksomhedsdokumenter i henhold til sin opbevaringsforpligtelse i henhold til erhvervsvirksomhedslovens § 15 c,
• indsender oplysninger, eller virksomheden indsender mangelfulde oplysninger i henhold til erhvervsvirksomhedslovens § 17 h, stk. 1 eller
• har indhentet en erklæring eller en redegørelse (f.eks. fra revisor eller advokat) påbudt af Erhvervsstyrelsen i henhold til erhvervsvirksomhedslovens § 17 b, stk. 2.

1. Risiko for tvangsopløsning: Opbevaring af virksomhedsdokumenter

Som beskrevet ovenfor skal virksomheder omfattet af erhvervsvirksomhedsloven opbevare virksomhedsdokumenter i henhold til lovens § 15 c. Opbevaringspligten er beskrevet ovenfor.

2. Risiko for tvangsopløsning: Oplysninger efter erhvervsvirksomhedslovens § 17 h, stk. 1

Erhvervsstyrelsen kan forlange de oplysninger, som er nødvendige for at kunne tage stilling til, om virksomheden er lovligt registreret. Erhvervsstyrelsen skal kun tage stilling til lovligheden af registreringen, og ikke hvorvidt registreringen er hensigtsmæssig eller forretningsmæssig velbegrundet.

3. Risiko for tvangsopløsning: Erklæringer efter erhvervsvirksomhedslovens § 17 b, stk. 2

Erhvervsstyrelsen kan kræve, at virksomheder indhenter en erklæring fra en godkendt revisor, en advokat eller anden sagkyndig om rigtigheden af bestemte oplysninger, herunder at de økonomiske dispositioner i forbindelse med registreringen eller anmeldelsen er lovligt foretaget.

Den, der afgiver erklæringen, skal bekræfte at være uafhængig af virksomheden. Anmodning om erklæring er tiltænkt de tilfælde, hvor Erhvervsstyrelsen efter modtagelse af oplysninger fortsat finder, at der er tvivl om et forhold, der er anmeldt eller registreret.

I øvrigt gælder de krav/forhold, der beskrevet her (om erklæringer efter selskabslovens § 23 b, stk. 2).

Sammenfattende

Kontrolpakken skal sikre, at danske selskaber/virksomheder drives lovligt, og at driften er gennemsigtig. Det skal dokumenteres ved opbevaring af selskabs-/virksomhedsdokumenter. Lykkes dit selskab/din virksomhed ikke med dette, risikerer selskabet/virksomheden at blive pålagt en bøde og udgifter til indhentelse af erklæringer. I værste fald risikerer selskabet/virksomheden at ophøre, fordi tilstrækkelig dokumentation for en lovlig og gennemsigtig drift ikke kan fremlægges. Det er derfor vigtigt, at danske selskaber/virksomheder iagttager de nye regler i kontrolpakken.

Ikrafttræden

Kontrolpakken træder i kraft den 1. januar 2021. Bestemmelserne om opbevaring af selskabs- og virksomhedsdokumenter har virkning for dokumenter, der udarbejdes i regnskabsår, der begynder den 1. januar 2021 eller senere.