Udbudsreglerne skal overholdes – også ved prisnedsættelser til ordregivers fordel
Klagenævnet for Udbud har annulleret SKI-rammeaftale 02.19 SAAS/Cloud mellem Egedal Kommune og KMD, fordi kontrakt og tillægskontrakt stred mod rammeaftalens betingelser og dermed udbudsloven. Kendelsen fastslår, at udbudsreglerne stadig skal følges, selvom en leverandørs ”special price” er til ordregivers fordel. Få indblik i sagen, som er ført ved Klagenævnet for Udbud af DAHL på vegne af EG A/S.
Resumé af sagen
Egedal Kommune havde indgået en SKI-rammeaftale 02.19 SaaS/Cloud med KMD A/S med henblik på anskaffelse af IT-systemer til håndtering af økonomi, løn og debitorer.
Indkøb på rammeaftalen skulle som udgangspunkt ske ved direkte tildeling eller ved miniudbud (genåbning af konkurrencen). På baggrund af Egedal Kommunes behovsopgørelse foretog kommunen en direkte tildeling til KMD. Kommunen og KMD indgik hernæst en kontrakt med en samlet kontraktsum på ca. 37 mio. kr. Allerede samme dag, som kontrakten blev indgået, indgik kommunen og KMD imidlertid en tillægsaftale, hvor KMD’s priser blev nedsat til lige over ni mio. kr., svarende til en prisnedsættelse på ca. 75 %.
EG, som var underleverandør til kommunens hidtidige leverandør, Fujitsu A/S, klagede senere til Klagenævnet for Udbud. EG gjorde gældende, at den direkte tildeling af kontrakten var sket efter forudgående forhandlinger mellem kommunen og KMD, og at det ikke var muligt at foretage prisnedsættelse i henhold til rammeaftalens vilkår ved direkte tildeling.
Kommunen gjorde blandt andet gældende, at der ikke var gennemført forhandlinger med KMD, men at tillægsaftalen om ændring af priser først var indgået efter kontraktindgåelsen, og ændringerne alene var til fordel for kommunen, hvorfor der ikke er tale om en ændring af et grundlæggende element.
Kendelse fra Klagenævnet for Udbud
Klagenævnet for Udbud fandt det godtgjort, at der var foregået forhandlinger mellem Egedal Kommune og KMD forud for tildeling af kontrakten, og at disse forhandlinger vedrørte prisnedsættelse af kontraktens værdi. Klagenævnet vurderede, at der ikke var adgang til en sådan forhandling og prisnedsættelse under rammeaftalens vilkår for direkte tildeling.
Derudover fandt Klagenævnet, at prisnedsættelsen medførte en fordel for KMD. Dels fordi KMD fik tildelt kontrakten uden forudgående konkurrenceudsættelse, og dels fordi prisnedsættelsen bidrog til, at kommunen ikke havde et incitament til at opsige kontrakten.
Klagenævnet fastslog, at den individuelle prisforhandling og prisnedsættelse udgjorde en ændring af grundlæggende elementer. Det forhold, at ændringen også var til fordel for kommunen kunne ikke ændre herpå.
På baggrund af ovenstående erklærede Klagenævnet kontrakten og tillægskontrakten om prisnedsættelse for uden virkning fra og med 1. januar 2021. Derudover blev Egedal Kommune pålagt at betale en økonomisk sanktion på 90.000 kr.
DAHLs bemærkninger til kendelsen
Det kan næppe overraske, at Klagenævnet konstaterede, at prisnedsættelsen var forudsat ved indgåelse af kontrakten, når der skete en markant ændring af kontraktens samlede værdi samme dag, som kontrakten blev indgået.
Kendelsen er en påmindelse om, at udbudsreglerne fortsat gælder, når aftaler indgås på baggrund af SKI-rammeaftaler. Tilsvarende er det en påmindelse om, at retningslinjerne og reglerne for indgåelse og brug af rammeaftalen skal følges.
Kan kontrakten ikke indgås direkte, f.eks. fordi der er ønsker til tilpasninger i form af prisnedsættelser, skal dette ske enten ved et selvstændigt EU-udbud eller ved brug af miniudbud på rammeaftalen. Kendelsen er også en velkommen erindring om, at udbudsreglerne ikke tilsidesættes, selvom en leverandørs ”special price” er til ordregivers fordel.
Hos DAHL har vi specialistkompetencer i rådgivning om udbudsreglerne og er eksperter i den praktiske anvendelse af juraen. Vi ved, hvordan reglerne overholdes og kan anvendes til understøttelse af de forretningsmæssige behov. Har du brug for bistand i forbindelse med anvendelse af en af SKI’s rammeaftaler, så kontakt specialistadvokaterne Claus Gulholm-Hansen Krüger eller Kathrine Ahrenholt.
Læs også vores nyhed om SKI 02.06 - Offentlige indkøb: Ny indkøbsform ved køb af standardsoftware