Uafhængighed og selvstændighed

Det er en del af definitionen på en fond, at ledelsen skal være uafhængig af stifter. Dette gælder også i de tilfælde, hvor stifter er en virksomhed. I sådanne tilfælde skal ledelsen være uafhængig af ledelsen i den virksomhed, der stifter fonden, og af ejerne af virksomheden.

Kravet om selvstændig ledelse gælder hele fondens levetid. Hvor stor en andel af bestyrelsens medlemmer, der skal være uafhængige af stifter, beror på en konkret vurdering af bestyrelsen og eventuelt direktionens samlede størrelse og omstændighederne i øvrigt. Som udgangspunkt skal mindst 1/3-1/4 af medlemmerne være uafhængige af fondens stifter. Med fondens stifter sidestilles dennes familie, herunder ægtefælle, søskende eller slægts- eller svogerskab i ret op- eller nedstigende linje.

Uafhængighed af stifter medfører som udgangspunkt, at der ikke er tætte relationer mellem stifter og medlemmer af fondens ledelse eller selve fonden. Kravet om ledelsens uafhængighed af stifter suppleres af de anbefalinger om ledelsens generelle uafhængighed og evne til upartisk at varetage fondens formål og interesser, sådan som de angives i de til enhver tid gældende anbefalinger for god fondsledelse, jf. erhvervsfondslovens § 60.

Kravet om selvstændighed medfører endvidere, at det ikke kan fremgå af vedtægten, at stifteren skal give sit samtykke til alle beslutninger, eller at stifteren har en generel vetoret over for bestyrelsens beslutninger.

Bestyrelsen og direktionen

En erhvervsdrivende fond ledes af en bestyrelse, der består af mindst 3 medlemmer foruden eventuelle medarbejdervalgte medlemmer, jf. erhvervsfondsloven § 37. Der stilles krav om, at bestyrelsesmedlemmer er myndige, og de må ikke være underlagt værgemål eller samværgemål efter værgemålslovens §§ 5 og 7.  Et medlem må heller ikke være under konkurs.

Bestyrelsen har mulighed for at ansætte en direktion, der kan bestå af en eller flere direktører. Såfremt bestyrelsen har benyttet sig af denne mulighed, udgør bestyrelsen og direktionen tilsammen ledelsen i fonden. Dette betyder også, at kravet om, at ledelsen skal være uafhængig af stifter, gælder både i forhold til bestyrelsens og direktionens sammensætning.

Flertallet af bestyrelsens medlemmer må ikke være ansat som direktører i fonden, og en direktør kan ikke være formand eller næstformand i bestyrelsen. Der skal altså være en vis uafhængighed mellem de to ledelsesorganer.

Ledelsen i fondens dattervirksomhed eller en i virksomhed, hvor fonden udøver en betydelig indflydelse på den driftsmæssige og finansielle ledelse, må ikke udpege medlemmer til fondens bestyrelse. På samme måde må formanden eller næstformanden i fondens bestyrelse ikke være direktør i sådanne virksomheder. Disse betingelser er opstillet med henblik på at sikre, at moderfondens kontrolfunktion ikke sættes ud af kraft, og at der er uafhængighed mellem de forskellige enheder.

Det er dog muligt - rent undtagelsesvis - at få fondsmyndighedens samtykke til at lade eksempelvis formanden være direktør i en dattervirksomhed for en kortere periode. Dette kan være nødvendigt, hvis man har været nødsaget til at afskedige direktøren, eller hvis dattervirksomheden er i gang med at blive afviklet.

For at sikre uafhængighed har Erhvervsstyrelsen angivet, at en vedtægt med bestemmelser om, at et medlem af bestyrelsen skal udtræde, hvis de øvrige medlemmer af bestyrelsen træffer beslutning herom, vil være uvirksomme og ikke kunne bringes i anvendelse. I modsat fald ville bestyrelsesmedlemmerne være indbyrdes afhængige af hinanden, hvilket ville være uforeneligt med, at fonden ledes af en uafhængig bestyrelse.

Bestyrelsens opgaver og aflønning

Bestyrelsens opgave er at varetage fondens formål og interesser. Bestyrelsen må ikke på bekostning af fondens interesser varetage andre interesser, herunder hverken stifterens eller egne interesser.

Herudover skal bestyrelsen varetage den overordnede og strategiske ledelse og sikre en forsvarlig organisation af fondens virksomhed. Bestyrelsen skal blandt andet påse bogføring og regnskabsaflæggelse, risikostyring, modtagelse af løbende rapportering om fondens finansielle forhold, kontrol med en eventuel direktion, samt sikre at kapitalberedskabet til enhver tid er forsvarligt.

Bestyrelsen skal desuden varetage den daglige ledelse, hvis der ikke er ansat en direktion.

Bestyrelsen må gerne modtage vederlag for sit hverv. Dette må dog ikke overstige, hvad der er sædvanligt efter hvervets art og omfang og skal være forsvarligt i forhold til fondens økonomiske stilling. Fondsmyndigheden har bemyndigelse til at nedsætte vederlaget, hvis det findes for højt. Læs mere om rammerne for bestyrelsesvederlag her.

Bestyrelsens forretningsorden

Erhvervsfondsloven indeholder en bestemmelse om, at bestyrelsen skal udarbejde en forretningsorden, som skal være styrende for bestyrelsens arbejde.

Formålet med en forretningsorden er blandt andet at sikre, at arbejdet i bestyrelsen foregår på en hensigtsmæssig måde og på et oplyst grundlag, hvorom der er enighed i bestyrelsen. Er der uoverensstemmelse mellem forretningsordenen og vedtægten, er det dog altid vedtægten, der gælder.

Erhvervsfondsloven indeholder en række forhold, som en forretningsorden bør forholde sig til. Det er således ikke en udtømmende liste og heller ikke en liste over minimumskrav. Det drejer sig om forhold som konstitution af bestyrelsen, arbejdsfordeling, eventuelt tilsyn med direktionen, tavshedspligt, regnskabskontrol og førelse af mødeprotokoller.

Fondens bestyrelse skal udarbejde en uddelingspolitik, og bestyrelsen er forpligtet til at medtage en redegørelse for fondens uddelingspolitik i årsrapporten, jf. årsregnskabslovens § 77 b. Uddelingspolitikken skal indeholde en eventuel udarbejdet strategi samt retningslinjer og mål, som bestyrelsen følger ved uddelinger fra fonden. Uddelingspolitikken kan indarbejdes i forretningsordenen, eventuelt som et bilag hertil. Bestyrelsen bør løbende evaluere sin uddelingspolitik.

Anbefalinger for god fondsledelse

Bestyrelsen skal, jf. erhvervsfondsloven § 60, redegøre for hvorledes de forholder sig til anbefalingerne for god fondsledelse, som Komitéen for god Fondsledelse har udarbejdet. Redegørelsen skal indeholde oplysning om, hvorvidt bestyrelsen følger anbefalingerne, eller om de fraviger visse af anbefalingerne, herunder hvilke og en begrundelse for hvorfor. Det bemærkes, at anbefalingerne kun er anbefalinger, og fondens ledelse kan derfor heller ikke påtvinges at følge dem, så længe ledelsen i øvrigt udføres i overensstemmelse med gældende lov og fondens vedtægter.

Bestyrelsens redegørelse skal indgå i årsrapporten og skal derfor ajourføres for hver regnskabsperiode.

Det overordnede mål med ”Anbefalingerne for god Fondsledelse” er at bidrage til, at ledelsen alene varetager fondens formål og interesser og forvalter fonden i overensstemmelse med best practice. Anbefalingerne skal blandt andet medvirke til gennemsigtighed og åbenhed om bestyrelsens arbejde for at skabe den nødvendige tillid til, at fondene drives med ordentlighed og respekt for det omgivne samfund.

Erhvervsfondsloven stiller ingen krav til bestyrelsesmedlemmernes kompetencer, og det er således op til vedtægterne at beslutte, hvorvidt der skal stilles særlige krav til medlemmernes kompetencer. Dette kunne eksempelvis være krav om særlig juridisk, økonomisk eller fagspecifik indsigt. Anbefalingerne for god fondsledelse indeholder derimod en anbefaling om, at man sikrer sig, at der er den nødvendige kompetence til stede i bestyrelsen for at kunne efterleve loven og vedtægterne.

Derudover indeholder anbefalingerne en række betingelser for, hvornår et ledelsesmedlem kan anses for værende uafhængig. Dette betyder eksempelvis, at fondens bestyrelse skal adskille sig fra bestyrelsen i datterselskabet – medmindre der er tale om et rent holdingselskab. Der bør således ikke være fuldstændig overlap mellem medlemmerne i de to bestyrelser. Bestyrelsesmedlemmerne bør heller ikke have været involveret i fonden eller datterselskabet på anden vis i en periode op til indtræden i bestyrelsen. Dette kan eksempelvis være i form af en ansættelse eller forretningsforbindelse.

Bestyrelsesmedlemmerne bør heller ikke have modtaget uddelinger fra fonden i en årrække forud for indtræden i bestyrelsen.

Medarbejderrepræsentanter i en erhvervsdrivende fond

Selskabslovens regler om medarbejderes valg af bestyrelsesmedlemmer finder tilsvarende anvendelse på en erhvervsdrivende fond og dens dattervirksomheder.

Som udgangspunkt er alle bestyrelsesmedlemmer ligestillede uanset valgform. Erhvervsfondsloven fastslår dog, at medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer kun skal deltage i behandling af spørgsmål, som vedrører erhvervsvirksomheden. Undtagelsen hertil er, hvis det er bestemt i vedtægten.

Det betyder eksempelvis, at medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer ikke deltager i behandlingen af den nærmere fordeling af de afsatte beløb til fondens ikke-erhvervsmæssige formål, herunder heller ikke i behandlingen af spørgsmål om ændring af vedtægten vedrørende uddelingsformålene. Dette begrundes med, at behandlingen af sådanne spørgsmål er rent fondsretlige anliggender, som skal behandles i overensstemmelse med stifterens vilje. Medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer er underlagt de samme krav som den øvrige bestyrelse, men vil alt andet lige også være i bestyrelsen for at varetage de øvrige medarbejderes interesser.

Medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer deltager heller ikke i udpegelsen af nye bestyrelsesmedlemmer, i det omfang disse skal udpeges af bestyrelsen.

Erhvervsstyrelsens praksis viser, at ændring af tegningsreglen i vedtægten, bestyrelsens konstitution med valg af formand og eventuel næstformand, udpegning af ledelsen i dattervirksomheder og godkendelse af fondens samlede årsregnskab er beslutninger, som de medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer deltager i. Derimod er spørgsmålet om ændring af antallet af de vedtægtsudpegede bestyrelsesmedlemmer et emne, som Erhvervsstyrelsen har vurderet alene tilkommer de vedtægtsudpegede medlemmer at afgøre.

Medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer skal ikke have indflydelse på valg af de øvrige bestyrelsesmedlemmer, og det er derfor naturligt, at de heller ikke skal have indflydelse på, hvor mange øvrige medlemmer der skal være i bestyrelsen, da det ellers vil rykke på magtforholdet mellem vedtægtsudpegede medlemmer og medarbejdervalgte medlemmer.

Kontakt DAHL

Har du spørgsmål til fondes ledelse, eller ønsker du rådgivning om fondes forhold i øvrigt, er du velkommen til at rette henvendelse til en af vores specialister i fondsret.