Q&A: Nye regler om whistleblowerordninger
Folketinget har den 24. juni 2021 vedtaget loven om beskyttelse af whistleblowere. Fremover er rigtig mange arbejdsgivere forpligtiget til at etablere en intern whistleblowerordning. Få svar på de væsentligste spørgsmål om de nye regler og få indsigt i, hvordan du kommer i mål med at overholde reglerne om whistleblowerordninger.
Ny lov gennemfører EU-Direktiv om indførelse af whistleblowerordninger
Den netop vedtagne Lov om beskyttelse af whistleblowere implementerer et EU-direktiv fra 2019, som pålægger arbejdsgivere i EU-landene at indføre interne whistleblowerordninger. Formålet med direktivet og loven er primært at beskytte whistleblowere mod negative konsekvenser, når vedkommende oplever og indberetter kritisable forhold på arbejdspladsen.
Q: Hvem er forpligtet til at have en whistleblowerordning?
A: Med lov om beskyttelse af whistleblowere bliver alle arbejdsgivere med 50 eller flere ansatte forpligtet til at etablere en intern whistleblowerordning.
Ved ”arbejdsgiver” skal forstås en juridisk enhed (en virksomhed). Det vil sige en fysisk eller juridisk person, som har ansatte til at udføre arbejde for sig. Ved opgørelsen af antallet af ansatte medregnes alle ansatte, uanset beskæftigelsesgraden, som modtager vederlag for personligt arbejde i tjenesteforhold. Det vil opsummerende sige, at enhver arbejdsgiver med eget CVR-nr. med 50 eller flere ansatte, er omfattet af kravet om at oprette en intern whistleblowerordning. Antal ansatte opgøres altså ikke på koncernniveau, men på enhedsniveau/CVR-niveau.
Q: Kan man lave en koncernfælles whistleblowerordning?
A: Ja, det kan man godt. Emnet har fyldt meget i lovgivningsprocessen, da det oprindelige lovforslag satte visse begrænsninger herfor. I loven er det nu inkluderet, at forpligtelsen til at indføre en intern whistleblowerordning kan opfyldes med en koncernfælles whistleblowerordning. Driver du en koncern, har du derfor mulighed for at implementere en samlet whistleblowerordning, hvor medarbejdere på tværs af selskaberne i koncernen kan indberette eventuelle kritisable forhold.
Q: Hvilke muligheder er der for at foretage indberetning?
A: Loven fastsætter, at virksomheder skal give en whistleblower mulighed for at foretage sin indberetning skriftlig eller mundtlig, eller begge dele. Typisk kan dette krav opfyldes ved at stille en online-formular til rådighed og/eller oplyse et telefonnummer, hvortil der kan ringes. Hvis der gives mulighed for mundtlig indberetning, skal indberetningen på whistleblowerens anmodning også være mulig via et fysisk møde inden for en rimelig frist. Der findes øvrige indberetningskanaler, som virksomheder kan vælge at tage i brug.
Q: Er det et krav, at en whistleblower kan indberette anonymt?
A: Det er ikke et krav, at man skal kunne indberette anonymt til en intern whistleblowerordning, der omfattes af loven. Dette er i modsætning til den allerede eksisterende sektorspecifikke lovgivning om whistleblowerordninger, som netop stiller krav om mulighed for anonymitet.
I praksis vil langt de fleste whistleblowerordninger dog tilbyde muligheden for at indberette uden at skulle oplyse om identitet, da formålet med ordningen ellers risikeres at forspildes.
Q: Hvornår træder reglerne om interne whistleblowerordninger i kraft?
A: Virksomheder med over 250 ansatte skal have etableret en intern whistleblowerordning senest den 17. december 2021. For virksomheder med 50-249 ansatte, skal den interne whistleblowerordning være etableret senest den 17. december 2023.
Navnlig virksomheder med 50-249 ansatte skal dog være opmærksomme på, at pr. den 17. december 2021 åbnes der også en eksterne whistleblowerordning, som håndteres af Datatilsynet. Denne ordning kan anvendes af ansatte og øvrige personer til at indberette deres viden eller mistanke, og må forventes anvendt specielt i de situationer, hvor der ikke er etableret en intern whistleblowerordning i virksomheden.
Der kan derfor være god grund til at etablere interne whistleblowerordninger for de mindre virksomheder - også før forpligtelsen indtræder i 2023 - for at fremme, at eventuelle indberetninger relateret til din virksomhed sker til den interne whistleblowerordning.
Vi ser, at der også blandt små virksomheder med færre end 50 ansatte er en stigende tendens til, at der etableres whistleblowerordninger som en del af et CSR-program eller en ESG-profil.
Q: Hvad skal jeg som arbejdsgiver gøre for at overholde reglerne om whistleblowerordninger?
A: For at etablere en whistleblowerordning, skal der udarbejdes en række politikker og procedurer. Disse skal implementeres og efterleves i virksomheden. Loven stiller direkte krav om, at der indføres passende procedurer for whistleblowerordningen og med en række kvalitative krav hertil. Herudover medfører persondataforordningen (GDPR) også en række forpligtelser ved indførelsen af whistleblowerordninger. Vi anbefaler altid, at virksomheder søger juridisk bistand til udarbejdelse af de forskellige dokumenter.
De fleste virksomheder vælger at understøtte en whistleblowerordning med en it-platform, som kan håndtere indberetninger og en dialog mellem virksomheden og whistlebloweren – også i anonym form.
Sådan overholder du kravet om en intern whistleblowerordning
Med DAHL får du adgang til et egenudviklet whistleblowersystem, som er underlagt allerhøjeste sikkerhed. Vores løsning tager højde for de gældende juridiske krav og regler, både som følge af lovgivning om whistleblowerordninger og i forhold til kravene i persondatalovgivningen.
Vores specialister hjælper din virksomhed med implementeringen og driften af jeres interne whistleblowerordning. Med denne løsning mindskes den interne indsats og ressourceforbruget, så du kan holde fokus på driften af virksomheden. En whistleblowerordning fra DAHL giver samtidig en øget integritet for ansatte, der indberetter gennem ordningen.
Læs mere om løsningen og priser her.