Gælder kravet om en intern whistleblowerordning også din virksomhed?
Det vil fremover være lovpligtigt for mange virksomheder at have en intern whistleblowerordning. Det kan derfor være en god idé allerede nu at overveje mulighederne for jeres virksomhed. Vi giver dig overblikket i denne artikel.
Inden længe bliver det lovpligtigt for mange arbejdsgivere at have en intern whistleblowerordning. Det skal give medarbejderne mulighed for sikkert at indberette viden eller mistanke om lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold. Derudover har loven også til formål at sikre en bedre beskyttelse af whistleblowere imod enhver form for repressalier.
Whistleblowerloven trådte i kraft den 17. december 2021, men alt afhængig af virksomhedens størrelse, er der forskel på, hvornår den interne whistleblowerordning senest skal være etableret. Selvom jeres virksomhed ikke endnu er underlagt reglerne, kan det stadig være en god idé at starte arbejdet allerede nu.
Mange virksomheder er underlagt den nye lovgivning
Arbejdsgivere med 50 eller flere ansatte er, ifølge loven, forpligtet til at etablere en intern whistleblowerordning. Ved ”arbejdsgiver” forstås en juridisk enhed (en virksomhed), hvilket vil sige en fysisk eller juridisk person, som har ansatte til at udføre arbejde for sig.
I opgørelsen af antallet af ansatte medregnes alle ansatte uanset beskæftigelsesgraden, som modtager vederlag for personligt arbejde i tjenesteforhold.
Kravet træder i kraft, når en arbejdsplads i de seneste fire forudgående kvartaler i gennemsnit har haft 50 ansatte eller flere. Det betyder, at enhver arbejdsgiver med eget CVR-nr., der har 50 eller flere ansatte, er omfattet af kravet om at oprette en intern whistleblowerordning.
Antallet af ansatte opgøres ikke på koncernniveau, men på enhedsniveau/CVR-niveau. Det er dog muligt at lave en fælles whistleblowerordning for hele koncernen, hvor medarbejderne på tværs af selskaberne i koncernen har mulighed for at indberette eventuelle kritisable forhold.
Ved koncernordninger skal man dog være opmærksom på, at der kan være særlige regler for whistleblowerordningen. Vores erfaring er, at etablering af koncernordninger som regel kræver en konkret juridisk rådgivning.
Hvornår skal den interne whistleblowerordning etableres?
Virksomheder med 250 eller flere ansatte er allerede nu forpligtet til at have etableret en intern whistleblowerordning. For virksomheder med mellem 50-249 ansatte skal den interne whistleblowerordning være etableret senest den 17. december 2023.
Virksomheder med mellem 50-249 ansatte skal dog være opmærksomme på, at der fra 17. december 2021 også er åbnet en ekstern whistleblowerordning, som håndteres af Datatilsynet. Den eksterne whistleblowerordning kan anvendes af ansatte og øvrige personer ligesom den interne ordning. Denne mulighed forventes især brugt i de situationer, hvor der ikke er etableret en intern whistleblowerordning i virksomheden.
De mindre virksomheder kan derfor med fordel etablere en intern whistleblowerordning før forpligtelsen indtræder 17. december 2023, og derigennem sørge for at eventuelle indberetninger sker igennem den interne whistleblowerordning.
Ordningen skal overholde en række krav
Ved oprettelsen af whistleblowerordningen skal virksomheden etablere en whistleblowerenhed, der skal modtage og behandle indberetninger. Enheden skal bestå af en upartisk person eller afdeling. Begrebet upartiskhed betyder, at de udpegede personer skal forholde sig objektivt og sagligt ved behandlingen af indberetninger, uanset hvilke personer indberetningerne eller oplysningerne handler om. Whistleblowerenheden skal derfor være uafhængig af arbejdspladsens daglige ledelse, og ledelsen må ikke instruere eller beordre en udpeget medarbejder til at håndtere en indberetning på en bestemt måde. Ledelsen skal dog fastsætte generelle procedurer for whistleblowerenheden, som sikrer, at indberetninger bliver behandlet i overensstemmelse med lovens krav til behandling.
I etableringen af whistleblowerordningen skal der laves en række politikker og procedurer, der skal implementeres og efterleves i virksomheden. Derudover medfører databeskyttelsesforordningen (GDPR) også en række forpligtelser ved indførelsen af whistleblowerordninger. DAHL anbefaler altid, at virksomheder søger juridisk bistand til udarbejdelse af de forskellige dokumenter.
Virksomheden vælger selv, om indberetninger til whistleblowerordningen skal ske enten skriftligt, mundtligt eller begge dele. De fleste virksomheder vælger også at understøtte ordningen med en it-platform, der kan håndtere indberetninger og dialogen mellem virksomheden og whistlebloweren – også når denne dialog foregår med en anonym whistleblower.
Whistlebloweren opnår særlig rettigheder ved indberetning
Som følge af den nye whistleblowerlov får whistlebloweren særlige rettigheder, der gælder før, under og efter, at vedkommende har foretaget en indberetning. Disse rettigheder kan ikke fraviges ved aftale, hvis det er til skade for whistlebloweren.
Whistlebloweren må eksempelvis ikke udsættes for repressalier, fordi vedkommende har foretaget en indberetning. Repressalier forstås som enhver form for ufordelagtig behandling eller følge som reaktion på en intern eller ekstern indberetning.
Dette betyder også, at man som arbejdsgiver ikke må suspendere, afskedige, degradere, undlade at forfremme eller foretage lønnedgang som følge af indberetningen. Kort sagt betyder det, at du som arbejdsgiver ikke må straffe whistlebloweren på nogen måde som følge af indberetningen.
Whistleblowerloven indfører en omvendt bevisbyrde i situationer omkring repressalier. Hvis en whistleblower, efter at have foretaget en indberetning, beviser at have lidt ulempe, er det arbejdsgiveren, der skal bevise, at reaktionen ikke skyldes indberetningen.
Kan arbejdsgiveren ikke løfte denne bevisbyrde, kan whistlebloweren være berettiget til en godtgørelse.
Outsourcing til ekstern tredjepart
De opgaver, der skal varetages af whistleblowerenheden, kan helt eller delvist drives med ekstern bistand fra en uafhængig tredjepart, f.eks. en advokat.
En whistleblowerordning er ikke kun en indberetningsplatform, der sættes i drift. Der skal også formuleres retningslinjer og politikker og etableres en whistleblowerenhed, der har ansvaret for whistleblowerordningen og behandlingen af indberetninger, herunder også at indberetninger behandles i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne.
Alt efter behov og valg af løsning kan vores erfarne specialister hjælpe med administration og behandling af indberetning.
DAHL Whistleblower
DAHL tilbyder at etablere og stå for driften af en whistleblowerordning inden for en meget attraktiv økonomisk ramme. Jeres virksomhed vil få adgang til et egenudviklet whistleblowersystem, som er underlagt allerhøjeste sikkerhed. Vores løsning tager højde for de nye krav i Lov om beskyttelse af whistleblowere og kravene i persondatalovgivningen (GDPR).
Læs mere om løsningen og priser her. https://www.dahllaw.dk/whistleblowerordning/
Vil du vide mere?
Download vores digitale magasin om whistleblowerordninger og bliv klogere på kravene hertil eller brug 15 minutter på at lytte til vores podcast om whistleblowerordninger og få indblik i de nye regler. Du finder "DAHL Talks" i din podcast-app.
Har du spørgsmål, er du altid velkommen til at kontakte en af vores specialister, som alle har mange års erfaring med håndtering af whistleblowerordninger.