For mange arbejdspladser er det lovpligtigt at etablere en intern whistleblowerordning, hvor medarbejderne kan indberette mistanke om ulovligheder og andre forhold. Siden december 2021 har virksomheder med 250 eller flere ansatte været forpligtiget til at etablere en whistleblowerordning. Inden længe gælder kravet også for virksomheder med 50-249 ansatte. Men der er ingen grund til at vente med at få etableret en intern ordning.

Her giver vores specialister dig tre gode råd til, når du skal igang med at etablere en whistleblowerordning:

1. Få skabt den rigtige organisering

Etableringen af en whistleblowerordning kræver ikke kun en indberetningsplatform.

Som arbejdsgiver skal du også formulere retningslinjer og etablere en whistleblowerenhed, som har ansvaret for whistleblowerordningen. Virksomheden skal udpege en upartisk person eller afdeling, som skal modtage indberetningerne og have kontakt med whistlebloweren. Den valgte person eller enhed skal følge op på indberetninger og give feedback til whistlebloweren.

Det er essentielt for whistleblowerordningen, at den udformes, etableres og drives på en måde, som sikrer fortrolighed om identiteten på whistlebloweren, den berørte person og enhver tredjemand, som er nævnt i indberetningen. Formålet med whistleblowerordningen vil gå tabt, hvis indberetningen sker til den person, som indberetningen vedrører.

Det er muligt at undgå en sådan situation ved at anvende en ekstern tredjepart til at foretage en indledende visitering af indberetninger. Det er op til arbejdsgiver selv at bestemme, hvorvidt whistleblowerordningen og indberetninger heri skal varetages internt eller eksternt. Som arbejdsgiver har du i den forbindelse mulighed for selv at håndtere whistleblowerordningen eller lade en ekstern rådgiver stå for etableringen og udførelsen heraf. Der er flere fordele forbundet hermed.

En ekstern tredjepart har mulighed for at håndtere sagen fra et objektivt synspunkt, idet en tredjepart ikke vil have nogen personlig relation til hverken sagen eller virksomheden. Det kan også være et betryggende element for de ansatte, at virksomheden ikke bliver den direkte modtager af indberetningen. Der er således flere fordele ved at lade en ekstern tredjepart – som DAHL - stå for etableringen af den interne whistleblowerordning.

2. Vælg en løsning med styr på det juridiske

Lov om beskyttelse af whistleblowere indeholder regler og forpligtelser i forhold til etableringen af en whistleblowerordning. Der gælder blandt andet en række procedurer for indberetning og opfølgning, udpegning af intern whistleblowerenhed mv. Etableringen af en whistleblowerordning kan for mange arbejdsgivere være en ressourcemæssig svær opgave, idet alle juridiske aspekter skal være på plads, før du er sikker på, at whistleblowerordningen rent faktisk lever op til reglerne i lovgivningen.

DAHLs whistleblowerkoncept indeholder en troværdig og professionel løsning, hvor det juridiske og tekniske grundlag er på plads. Dette gælder ikke alene i forhold til indberetningsplatformen, men også i forhold til håndteringen af selve indberetningen og de oplysninger, som følger med. Med denne løsning mindskes den interne indsats og ressourceforbruget, så du som arbejdsgiver og virksomhedsleder kan holde fokus på driften.

3. Undgå at vente for længe

Navnlig virksomheder med 50-249 ansatte skal være opmærksomme på, at der pr. den 17. december 2021 åbnes for eksterne whistleblowerordning, som håndteres af Datatilsynet. Denne ordning kan anvendes af ansatte og øvrige personer til at indberette deres viden eller mistanke om fejl og forsømmelser i virksomheden. Ordningen må forventes at blive anvendt specielt i de situationer, hvor der endnu ikke er etableret en intern whistleblowerordning i virksomheden.

I tilfælde, hvor virksomheden har en intern whistleblowordning, er det op til whistlebloweren selv at bestemme, om denne vil gøre bruge af virksomhedens interne whistleblowordning eller af Datatilsynets eksterne whistleblowerenhed. Det kan være ubehageligt for whistlebloweren at oplyse og indberette om forhold internt i virksomheden. Det kan derfor være afgørende for whistleblowerens ønske om at indberette sager til whistleblowerenheden, at sager der indberettes, behandles i et hurtigt tempo.

Af hensyn til dette, indeholder loven en række krav om indberetning og opfølgning for at mindske sagsbehandlingstiden. Det fremgår blandt andet af loven, at whistlebloweren som udgangspunkt skal modtage en bekræftelse for indberetningen inden for 7 dage. Derudover skal whistlebloweren modtage feedback inden for en rimelig frist, der som udgangspunkt ikke må overstige 3 måneder.
Dette gælder både i forhold til virksomhedens interne whistleblowerordning samt Datatilsynets eksterne whistleblowordninger. Det kan tænkes, at der i visse perioder – og særligt i starten - vil være en stor tilstrømning af indberetninger til de eksterne whistleblowordninger, som varetages af Datatilsynet. Ved store tilstrømninger af indberetninger er det ifølge loven op til Datatilsynet at prioritere indberetningerne efter deres indhold. Dette kan medføre, at mindre fejl eller overtrædelser kommer ”bagerst i køen”.

Der kan derfor være god grund til at etablere interne whistleblowerordninger – også før forpligtelsen indtræder den 17. december 2023 - for at fremme, at eventuelle indberetninger relateret til virksomheden sker til den interne whistleblowerordning, som ifølge loven skal tage stilling til sagen hurtigst muligt.

Bliv compliant med DAHL Whistleblower

DAHL tilbyder at etablere whistleblowerordninger og stå for driften heraf inden for en meget attraktiv økonomisk ramme. Vælger du DAHL Whistleblower vil arbejdspladsen få adgang til et egenudviklet whistleblowersystem, som er underlagt allerhøjeste sikkerhed. Løsningen tager højde for de indførte krav med Lov om beskyttelse af whistleblowere og kravene i persondatalovgivningen (GDPR).

Når du får implementeret en whistleblowerordning, er det ikke kun en indberetningsplatform, som I sætter i drift. Som led i etableringen skal der også formuleres retningslinjer og politikker og etableres en whistleblowerenhed, som har ansvaret for whistleblowerordningen og behandlingen af indberetninger. DAHL kan hjælpe dig med at komme i mål.

Alt efter behov og valg af løsning, kan vores erfarne specialister også bistå med administration og behandling af indberetninger. DAHL tilbyder forskellige pakkeløsninger i forhold til etablering og drift af interne whistleblowerordninger. Klik her for at få indblik i de forskellige løsninger.

Vælger du en af DAHLs pakkeløsninger er du sikret, at al håndtering sker på en sikkerhedsmæssig forsvarlig måde og inden for gældende juridiske regelsæt.

Kontakt os endelig for mere information om, hvordan vi konkret kan hjælpe din virksomhed.