Har du styr på registrering af arbejdstid?
Den 23. januar 2024 vedtog Folketinget et lovforslag, som indeholder et krav om, at alle arbejdsgivere skal have et system til registrering af lønmodtageres daglige arbejdstid. Loven træder i kraft den 1. juli 2024. Her kan du læse mere om, hvilke konsekvenser det får for dig som arbejdsgiver.
Krav om registrering af arbejdstid
En EU-dom fra 2019 blev startskuddet til, at lønmodtageres daglige arbejdstid skal måles og registreres. Du kan læse vores tidligere artikel om dommen fra EU-Domstolen her. Det er blandt andet på grund af den EU-dom, at dele af arbejdstidsloven i Danmark nu bliver ændret. Formålet med de nye regler er at sikre, at gældende regler om hviletid og maksimal ugentlig arbejdstid overholdes.
Loven indebærer, at alle arbejdsgivere fra 1. juli 2024 skal have et tidsregistreringssystem, hvor lønmodtagere kan registrere deres daglige arbejdstid. Derudover skal lønmodtagere have adgang til at tilgå deres egne oplysninger om den daglige arbejdstid, og arbejdsgivere skal derfor opbevare de registrerede oplysninger om lønmodtagernes arbejdstid i fem år efter hver referenceperiode.
Der er metodefrihed i forhold til, hvordan den daglige arbejdstid måles og registreres, så længe det er et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system. Ifølge beskæftigelsesministeren er det alene et krav, at den samlede daglige arbejdstid registreres. Det er til gengæld ikke et krav, at det registreres, hvornår på dagen arbejdet er udført. Hvis medarbejderen har faste arbejdstider, vil den daglige arbejdstid desuden kun skulle registreres, når den afviger fra de aftalte eller skemalagte arbejdstider.
Muligheden for fravigelse af 48-timers reglen
Loven ændrer ikke på de regler, som allerede gælder efter arbejdsmiljøloven og arbejdstidsloven om blandt andet hviletid og arbejdstid, herunder 48-timers reglen, hvor en lønmodtagers gennemsnitlige arbejdstid i løbet af en syvdagesperiode beregnet over en periode på fire måneder (”referenceperiode”) ikke må overstige 48 timer inkl. overarbejde.
Som noget helt nyt i dansk ret indføres det med loven, at lønmodtagere og arbejdsgivere kan indgå individuelle aftaler om, at der kan arbejdes i mere end 48 timer (op til 60 timer) om ugen i gennemsnit. En sådan aftale kaldes en ”opt out-aftale”.
Muligheden for at indgå en opt out-aftale er dog begrænset. Adgangen til at indgå en sådan individuel aftale er forbeholdt lønmodtagere, der er omfattet af overenskomstbestemmelser om rådighedsvagter. Derudover skal lønmodtageren også udføre samfundskritiske funktioner. Hvis lønmodtageren samtykker til at indgå en opt out-aftale, kan lønmodtageren til enhver tid trække dette samtykke tilbage.
Undtagelsesbestemmelsen for visse ledende og erfarne medarbejdere
Selvom loven stiller strenge krav til selve registreringen af arbejdstiden, er der med loven vedtaget en nærmere definition af, hvornår det er muligt at fravige nogle af reglerne i arbejdstidsloven.
Lønmodtagere med en betydelig frihed i tilrettelæggelsen af deres arbejdstid vil kunne undtages fra reglerne om registrering af arbejdstid, pause, 48-timers reglen og varigheden af natarbejde.
Undtagelsesbestemmelsen vil kunne anvendes for visse højtstående ledere, hvis arbejdstid som helhed ikke kan måles eller fastsættes på forhånd, samt visse erfarne akademikere, der har betydelig frihed til selv at bestemme deres arbejdstid.
Det skal fremgå af den individuelle aftale, at undtagelsesbestemmelsen finder anvendelse i ansættelsesforholdet.
DAHL bemærker
Loven blev vedtaget af Folketinget den 23. januar 2024. Det betyder, at du som arbejdsgiver fra den 1. juli 2024 bliver forpligtet til at have et registreringssystem, som opfylder kravene til registrering af arbejdstid.
Der er ikke taget stilling til konsekvenserne ved manglende opfyldelse af registreringskravet, men den enkelte lønmodtager vil formentlig kunne kræve en godtgørelse. Hvis godtgørelsesniveauet følger de retningslinjer, som Højesteret har fastsat for andre tilfælde af overtrædelse af arbejdstidsloven, vil det betyde, at du som arbejdsgiver kan blive pålagt at betale mellem 25.000 kr. og 50.000 kr. pr. overtrædelse. I skærpende tilfælde kan godtgørelsen dog blive fastsat til et højere niveau pr. overtrædelse.
Vi anbefaler derfor, at du som arbejdsgiver allerede nu overvejer at indføre et tidsregistreringssystem. Med loven stilles der ikke krav om, at der investeres i et specifikt tidsregistreringssystem. Hvis du allerede har etableret et tidsregistreringssystem, kan du fortsat bruge det, såfremt systemet lever op til de nye krav. Det gælder, uanset om du har et digitalt eller fysisk registreringssystem. Derudover er det en god idé at undersøge, hvordan oplysningerne om arbejdstiden opbevares, så arbejdstiden kan dokumenteres.
Hos DAHL hjælper vi med alle dine spørgsmål om arbejdstid eller andre arbejds- og ansættelsesretlige spørgsmål. Tag kontakt til en af vores eksperter på området, hvis du har behov for rådgivning.